文件管理之妙招—生成期文件的管理

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1、根据文件的流程进行归档:生成期的文件,处于制作、接收、处理与发出的过程中,需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此,需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。 

   达到的效果:

   (1)分出前后顺序,易于把握个人所做的工作

   (2)责任人不在,其他人也能找到

   (3)管理者可以把握部门的整体工作并进行管理

   (4)可顺序满足公司内外的需要 

   2、处理中文件的管理

   文件-文件套-杂志匣-文件柜(架)

   (1)小(细)分类:按事由用文件夹对文件进行分类;按照一件事一个文件套的原则,每个人准备10-20个文件套;按类别或内容将使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的颜色对文件类别进行区分;做到需紧急查询正在使用中的文件时,即使责任人不在也能找到。

   (2)中分类:将文件套收集到轻便杂志匣中;把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上;责任人外出或离职时,务必将轻便杂志匣放到“使用中文件架(柜)”上;文件套的取放简单方便,由于可看到文件夹的标签,还易于检索;用标签机或打字机制作杂志匣的标签,可做到整洁美观并易于分类;每个人都备有“使用中的轻便杂志匣”,并在标签处填入人名。

   (3)大分类:将轻便杂志匣放在文件架(柜)里;将部门用的文件架(柜)的部分空间划分出来,作为“使用中的文件架(柜)”,可使部门和每个人每天的工作一目了然,方便工作交接及管理,并可临时性地存放文件资料;使用开放式文件架,检索、管理都很方便,避免文件私有化。  

   3、桌面文件的管理

   为了方便处理桌面文件,每个人可以在自己的桌面上设置三个文件盒,并用不干胶贴标明“接收”、“处理中”、“处理完”三种文件的使用状态以及自己的名字。这样,既可避免桌面混乱,提高工作效率,又能使上级迅速了解下属的工作状况。即使责任人不在,公司工作也可以顺利开展
 文件管理 妙招 之妙 生成 文件 管理

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