0105管理性文件编写规定(doc)
设备制造有限公司管理标准 QG/ZTC0105-1998 管理性文件 编写规定 1998-5-1发布 1998-5-1实施 设备制造有限公司 发布 管理性文件编写规定 QG/ZTC0105-1998 1 目的和适用范围 为了指导各部门正确、规范地编写各类管理性文件，特制定本规定。 本规定适用于本公司管理性文件（管理标准、工作标准、考核标准、质量手册和程 序文件）的编写格式和规则。 2. 相关文件 本规定引用了以下相关文件： QG/ZT0101-1998《标准化管理标准》 QG/ZTC0101-1998《管理性文件编号办法》 GB/T1.1-1995《标准化工作导则—第一单元：标准化的起草与表述规则 第一部分：标准编写的基本规定》 3 职责和职权 3.1 企管办职责 3.1.1企管办负责收集、汇总、编号和综合平衡各类管理性文件； 3.1.2负责管理性文件的规范化审核，提出修改意见； 3.1.3组织有关人员对管理性文件进行讨论或会签； 3.1.4负责检查考核管理性文件的执行情况。 3.2其他部门负责本单位管理性文件的编写。 4 管理性文件的确定及基本要求 4.1凡在日常工作中重复出现及可能对公司产生重大影响的管理活动，均应编制相应的管 理性文件，将其工作流程、基本要求、相应措施等以文字实施确定下来。 4.2文体 为使所有读者易于理解，管理性文件的编写应尽可能简单、明了。 4.3统一 不仅每一项标准内，而且在一系列配套标准内，结构、文体和术语均应保持一致。相 关标准的结构及其条文的编号应尽可能完全相同。在每一项标准或一系列标准中应始终 使用同一术语表达某一特定概念。 管理性文件的用纸，原则上使用标准16K规格纸，纵向横书。 设备制造有限公司 1998-5-1批准 1998-5-1实施 QG/ZTC0105-1998 4.4实施 管理性文件的制定，应有利于实施和引用。 5 管理性文件的编写 5.1各分公司、各部门在编写管理性文件时，应力求文件的可操作性，切忌做成空洞的理 论汇编。 5.2管理性文件可根据需要采用条文或表格形式。 5.3应将标准要求同仅用于参考指导的叙述明确区分开来（动词形式见附一）。 5.4管理标准的编写内容与格式（见附二） 5.4.1目的与适用范围 这部分应明确该标准编写的目的，标准的主题及其所包括的各方面，目的的一般格式 为：“为了……，特制定本标准。”；适用范围的一般格式为：“本标准适用于……。” 5.4.2相关文件（引用标准） 这部分应明确该标准引用或配合使用的管理性文件的名称及其编号，而引用这些文件 对使用该标准是必不可少的。如果没有引用，这部分可省略。 5.4.3职责和职权 这部分应明确该标准所涉及的管理职能，确定该标准的归口管理部门及相关部门的职责 和职权，以便分工配合，提高工作效率。 5.4.4管理内容 该部分是标准的核心，应明确规定该项管理工作的具体内容、工作程序、工作要求、各 部门的相应职责和工作流程，其条文详略可根据文体涉及的范围和管理事项的繁简程度 而定。有附件（附录）时，应在相关文字后注明附件序号，一般格式为：“（见附(）”。 5.4.5标准的书眉线 除附件外的标准正文每页均应加书眉线，书眉线上方应居中书写标准编号。 5.4.6标准的终结线 标准条文结束后，应在附加说明与管理内容之间画一条粗实线做为终结线，其长度约 为版面宽度的四分之一。 5.4.7附加说明 在标准终结线下，以“附加说明”四字为标题，分行列出以下内容： “本标准由(((部门提出。 本标准由(((部门归口管理。 本标准主要起草人(((。” QG/ZTC0105-1998 5.4.8附件 第一个附件应另起一页书写。“附(”应写在左起顶格位置。通常，每一附录另起一页书写 ，当有多个附录且较短时，可接排。” 5.5工作标准的编写内容与格式（见附三） 5.5.1工作标准分为部门工作标准（简称为工作标准）和个人工作标准（一般称为岗位责 任制），具体编写格式可参照管理标准的格式要求进行。 5.5.2主要内容包括： a. 目的与适用范围； b. 部门职责； c. 岗位职责（附岗位机构图）； d. 附加说明。 5.6考核标准的编写内容与格式 考核标准可单独制定，也可与工作标准结合制定。如单独制订则应按QG/ZTC0101- 1998《管理性文件编号办法》有关规定编号，如与工作标准结合编制，可不独立编号。其 编写格式宜采用表格形式。 5.7质量体系程序文件的编写内容与格式（见附四） 5.7.1程序文件采用表格形式。 5.7.2程序文件的编写要求可参照管理标准进行，主要包括以下内容： a. 目的与适用范围； b. 相关文件； c. 目标和原则； d. 职责和职权； e. 管理内容与方法； f. 质量记录 6 管理性文件的制定和审批 6.1各部门针对本部门的工作性质和实际情况，就日常工作中重复出现的事务及可能对公 司产生重大重大影响的管理活动，拟订管理性文件初稿，送企管办协调平衡，必要时或 涉及重大事项可由企管办召集有关人员进行讨论、修改。 6.2将经讨论达成一致意见后的文件，按照QG/ZTC0101《管理性文件编号办法》的有关规定 统一编号后，报送主管副总及相关副总审核，无异议后，由总经理签字批准实施并签署 实施意见。 6.3总经理批准的管理性文件由归口管理部门企管办行文发布。 QG/ZTC0105-1998 6.4质量体系文件（质量手册、程序文件）由管理者代表审核，总经理批准实施；质量体 系文件的更改原则上由原审核单位审核，总经理授权管理者代表批准实施。 6.5管理化文件在实施过程中，各分公司、各部门如对有关条款存有异议或实施中发现不 切合实际之处，可向企管办提出修改意见。 6.6发布实施的管理性文件应报送集团公司企管办备案。 附加说明 本规定由企管办提出并起草。 本规定由企管办归口管理。 本规定主要起草人。 附一 动词形式 表1- 1中的动词形式，用于表达那些要严格遵从才能符合标准且不允许与其偏离的要求。 表1-1 要求 |动词形式 |等效的表述 | |应 |应该……；要求……；其要求为……；不得不……； | | |只有……才允许；必须…… | |不应 |不允许……；要求不……；要求不得……；不应该…… | |注： | |除在不得已的情况下，不得使用必须（一定要）； | |表示禁止时，不得用不可以代替不应； | |表示一种指导规则，使用祈使语气，如“打开记录仪。” | 表1- 2中的动词形式，用于表达在几种可能性中被推荐作为特别适用的一种，而未提及但也不 排除其他的可能性，或用于表达一定的行动步骤是受到推荐的，但又不是必须要求的， 或（以否定形式）用于表达某种可能性或行动步骤是不赞成但也不禁止。 表1-2 推荐 |动词形式 |等效的表述 | |宜 |建议…… | |不宜 |建议不…… | 表1-3中的动词形式，用于表达在标准界限范围内允许的行动步骤。 表1-3 允许 |动词形式 |等效的表述 | |可以 |允许；准许；许可 | |不必 |不要求；不需要 | |注： | |可以表示由标准表达的允许，而能（表1-4）则与标准使用者的能力或| |提供给他的可能性有关。 | |在这种场合不要使用能代替可以。 | |在这种场合不得使用可能或不可能。 | 表1- 4中的动词形式，用于说明材料、物资的或者是因果关系的可能性和潜在能力。 表1-4 可能 |动词形式 |等效的表述 | |能 |会……；能够……；可能……；有……可能 | |不能 |不会……；不能……；不可能……；没有……可能 | 附二—1 正泰集团成套设备制造有限公司管理标准 QG/ZTC((((-(((( ((管理标准 ((((-(-( 发布 ((((-(-( 实施 正泰集团成套设备制造有限公司 发布 附二—2 正泰集团成套设备制造有限公司 (((管理标准 QG/ZTC((((-(((( 1 目的和适用范围 2 相关文件 3 职责和职权 4 管理内容 附加说明 本标准由(((提出。 本标准由(((归口管理。 本标准主要起草人(((。 正泰集团成套设备制造有限公司 ((((-(-(批准 ((((-(-(实施 附三—1 正泰集团成套设备制造有限公司工作标准 QZ/ZTC((((-(((( (((( 工作标准 ((((-(-( 发布 ((((-(-( 实施 正泰集团成套设备制造有限公司 发布 附三—2 正泰集团成套设备制造有限公司 ((((工作标准 QZ/ZTC((((-(((( 1 目的和适用范围 2 部门职责 3 岗位职责 3.1岗位机构图（见附(） 附加说明 本标准由(((提出。 本标准由(((归口管理。 本标准主要起草人(((。 正泰集团成套设备制造有限公司 ((((-(-(批准 ((((-(-(实施 附四—1 正泰集团成套设备制造有限公司程序文件 QC/ZTC((-(( (((程序 ((((-(-( 发布 ((((-(-( 实施 正泰集团成套设备制造有限公司 发布 附四—2 |正泰集团成套设备制造有限公司 | |级别：((((级 |(((程序 |编号：QC/ZTC((-(( | |编制：((( | |版本号/修订码：(/(( | |批准：((( | |第(页 共(页 | | | |1 目的与适用范围 | | | | | | ...
0105管理性文件编写规定(doc)