SZ2100300公文管理规定
1.0总则 1.1目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本规定。 1.2定义：公文是指各中心/部门、分支机构正式发布的令、决定、通知、通报、公告、 批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件。 1.3管理部门：人力资源中心负责公司公文的管理。 1.4适用范围：本规定适用于全公司。 2.0公文种类 2.1公司的公文按用途划分为十类： 2.1.1令 适用于总经理直接签发的用于嘉奖、惩处相关单位或人员的公文。 2.1.2决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关单位及人员，变更或者 撤销下级单位不适当的决定等事项。 2.1.3通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级或平级单位的公文，人事任免，传达要求下级单 位办理和需要有关单位了解或者执行的事项。 2.1.4通报 适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。 2.1.5批复 适用于答复下级单位请示事项。 2.1.6意见 适用于对重要问题提出建议和处理办法。 2.1.7报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 2.1.8请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 2.1.9会议纪要 适用于记录、传达会议情况和议定事项。 2.1.10函 适用于平级单位或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。 2.2公文按层级划分为三层： 2.2.1公司级公文 公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、 公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理或总经理助理签发。 2.2.2中心/部门级公文 中心/部门级公文是指各中心/部门业务范畴的公文，由中心主任或独立部门经理签发。 2.2.3分支机构级公文 分支机构级公文是指分支机构发布的日常公文，由分支机构负责人签发。 3.0公文格式 3.1公文一般由发文单位标识：发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、 主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。 3.1.1紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。 3.1.2发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办单位排列在后。 3.1.3发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文 字号。 3.1.4公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 3.1.5主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。 3.1.6公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 3.1.7签发人要求签署姓名，清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准，联合行文以 最后签发单位负责人的签发日期为准。 3.1.8公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 3.1.9公文应当标注主题词。 3.1.10抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规 范化简称、统称。 3.1.1l文字从左至右横排书写。 3.2编号规则 3.2.1公司级公文（格式见SZ2100301）由人力资源中心根据管理权限统一编号，编号格 式为：RST总字[年份]第XXX号 3.2.2中心/部门级公文（格式见SZ2100302）由各中心/部门自行编号，各机构根据业务 工作需要和分类原则，按规则以26个英文字母进行区分，依次编号，编号格式为： 总经理办公室 SZ总（A）字[年份]第XXX号 法律事务部 SZ法（A）字[年份]第XXX号 考核指导工作小组 SZ考（A）字[年份]第XXX号 人力资源中心 SZ人（A）字[年份]第XXX号 财务管理中心 SZ财（A）字[年份]第XXX号 策划中心 SZ策（A）字[年份]第XXX号 营销中心 SZ营（A）字[年份]第XXX号 技术管理中心 SZ技（A）字[年份]第XXX号 计划管理部 SZ计（A）字[年份]第XXX号 3.2.3分支机构级公文由各分支机构编号，其中“部门简称”取部门第一个汉字，编号格式 为： 3.2.3.1市场管理部（格式见SZ2100303） 辽宁市场管理部 AS+部门简称+字+[年份]+第XXX号 河北市场管理部 BS+部门简称+字+[年份]+第XXX号 西北市场管理部 CS+部门简称+字+[年份]+第XXX号 河南市场管理部 DS+部门简称+字+[年份]+第XXX号 山东市场管理部 ES+部门简称+字+[年份]+第XXX号 江苏市场管理部 FS+部门简称+字+[年份]+第XXX号 湖北市场管理部 GS+部门简称+字+[年份]+第XXX号 四川市场管理部 HS+部门简称+字+[年份]+第XXX号 浙江市场管理部 IS+部门简称+字+[年份]+第XXX号 广东市场管理部 JS+部门简称+字+[年份]+第XXX号 上海溢祥 YX+部门简称+字+[年份]+第XXX号 3.2.3.2生产厂（格式见SZ2100303） 深圳日化厂 AC+部门简称+字+[年份]+第XXX号 汇中宜恒厂 BC+部门简称+字+[年份]+第XXX号 3.2.3.3配货站（格式见SZ2100303） 沈阳配货站 AP函[年份]第XXX号 兰州配货站 BP函[年份]第XXX号 郑州配货站 CP函[年份]第XXX号 重庆配货站 DP函[年份]第XXX号 上海配货站 EP函[年份]第XXX号 广州配货站 FP函[年份]第XXX号 3.2.4联合行文（格式见SZ2100302）的编号按主办单位编号规则编列。 3.3字型、字体与间距标准 3.3.1大标题：黑体二号加粗 3.3.2小标题：黑体三号加粗 3.3.3文档号：宋体四号 3.3.4正 文：宋体四号、小四号或五号 3.3.5主题词：黑体四号加粗 3.3.6抄 送：宋体小四号 3.3.7页 码：宋体五号 3.3.8行间距：单倍行距 3.3.9字间距：标准 3.4公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为20mm ，下间距为15mm，左右间距均为25mm。 3.5由于篇幅所限，发文单位标识等内容与正文不能在同一页纸上出现的，应于公文末页 第1-4行顶格处标识“（此页无正文）” 。 3.6落款形式：发文单位空二行印制签发人的职务、姓名，职务、姓名上方用顶划线作签 字位置，发文单位名称与签发人职务、姓名之间相互对称。签发人职务、姓名下空一行 标注发文年、月、日。 3.7公文收尾包括主题词、抄送、页码三部分。 3.7.1主题词 3.7.1.1为便于计算机检索和管理公文，文件应包含主题词。主题词由类别词和类属词两 部分组成。 3.7.1.2标引方法 3.7.1.2.1一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送 栏之上，顶格写，每个主题词之间空一格，。 3.7.1.2.2标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词 ，最后标反映文件形式的词。 3.7.1.2.3一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引， 再对第二个主题内容进行标引。 3.7.1.2.4根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。 3.7.2抄送单位：整个标注区域用二条等宽的平行实线作界线，平行实线的下面一条位于 页面上的最后一行。 3.7.3页码：位于公文纸正面页脚正中的位置，用阿拉伯数字标识：“第X页 共X页”。 4.0公文行文规则 4.1行文应当确有必要，注重效用。 4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。 4.2.1属于主管单位职权范围内的具体问题，应当直接报送主管单位处理，一般不得越级 请示和报告。 4.2.2属于单位职权范围内的事务，应当由单位自行行文。非独立运作部门未经所属中心 /部门、分支机构负责人签批或授权不得向外单位发文。 4.3“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送 形式。“报告”不得夹带请示事项。 4.4草拟公文应注意以下事项： 4.4.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并 加以说明。 4.4.2情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短 。 4.4.3公文应当根据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确定。 4.4.4人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文 应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。 4.4.5结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1 )”。 4.4.6要求使用国家法定计量单位。 4.4.7文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩 写形式，应当在第一次出现时注明中文含义。 4.4.8公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及具有 修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应使用阿拉伯数字。 5.0发文办理流程 5.1公司级公文 5.1.1公司级公文由人力资源中心起草，统一格式并编号，公文背面由起草人、审核人及 中心/部门负责人签字确认，交签发人签发。 5.1.2人力资源中心负责公文的编号、分发和登记。在印制公文前，复核审批签发手续是 否齐全、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发。 5.2中心/部门级公文 5.2.1中心/部门单独发文：属中心/部门职权范围内的事务，由相关中心责任人起草，由 中心/部门负责人签发：其中属分管副总经理权限的，必须由分管副总经理签发。 5.2.2中心/部门联合发文；涉及其他单位职权范围内的事务，主办中心/部门应当与相关 中心/部门联合发文，并由主办中心/部门起草，经中心/部门审核后，交相关中心/部门 共同签发。 5.2.2.1公文发布单位对以下情况承担责任：越权行文；公文内容涉及其他中心/部门而 未送交其他中心/部门会签；与相关中心/部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度 或有关公文发生冲突：公文本身存在较大矛盾或失误。 5.2.2.2公文会签单位对以下情况承担责任：越权审批；公文与现行制度或有关公文发生 冲突；公文本身存在较大矛盾或失误。 5.3总部各中心/部门向分支机构发文应严格遵循归口管理原则。 5.3.1各中心/部门向市场管理部发文，由营销中心转发。 5.3.2各中心/部门向生产厂、配货站行文，由分管生产副总经理签批转发。 6.0收文办理流程 6.1各单位收到公文后，应及时登记、传达。 6.2各单位收到公文后，应当进行审核。重点为：是否应由本单位办理；是否符合行文规 定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。 6.3经审核无误的公文，应及时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门办理，需 要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。 6.4各单位对公文要及时传达，特急件立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内 批复。确有困难的，应及时向发文单位说明原因。对不属于本单位职权范围或者不宜由 本单位办理的公文，应当及时退回发文单位并说明理由。 6.5审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其 他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。 6.6送单位负责人批示或者交有关部门办理的公文，主办人要负责催办，做到紧急公文、 重要公文跟踪催办，一般公文定期催办。 7.0公文归档及管理 7.1公文发布完毕后，根据公司《档案管理规定》和其他有关规定，发文部门应及时存档， 个人不得保留公文。 7.1.1公司级公文发布后原件由总经理办公室存档。 7.1.2中心/部门级公文发布后原件由中心/部门自行存档。 7.1.3分支机构级公文发布后原件由分支机构自行存档。 7.1.4联合发布的公文，原件由主办单位自行存档。 8.0其它 8.1《协调便签》（格式见SZ2100304）仅用于各中心/部门、分支机构平级单位之间工作知 会、协调往来，由各中心/部门、分支机构自行编号、存档。 8.2总部各中心/部门以公司名义对外行文，如业务致函、证明文书等统一使用公司信笺 （格式见SZ2100305）。 9.0附则 9.1本规定由人力资源中心负责解释和修订。 9.2本规定自2003年8月20日起实施。 ----------------------- |制度编号 |公文管理规定 |版本号 |第 1 页 | | | | |共 6 页 | |SZ2100300 | |2003年第2版 | | | | |拟稿： |审核： |审批： |签发： |
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