四、公司文件管理规定
四、公司文件管理规定 （一）总则 第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用， 特制订本制度。 第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种 文件、资料。 第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口 管理。 表23-4 送发公文登记簿 |日 期 |文 号 |收文单位 |文 别|事 由 |附 件 |附 本 |回涵内容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 表23-5 表格档案处理工作一览表 |部门|表格档 |联数|负责 |表格性质 |完成 |审核 |审核 | | |案名称 | |职别 | |期限 |职别 |日期 | | | | | |日报 |月报 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 3．草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明 、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写； 4．文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷 份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级； 5．厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和 修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟 稿； 6．经厂办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）； 7．对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚； 8．需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签； 9．文稿审核会签后，按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发； 10．经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印； 11．文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 12．文件打字后，由厂办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况， 对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。 （五）文件的借阅和清退 第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级 的文件须两办主任同意后方可借阅。 第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全 文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。 第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求 限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清 ）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。 （六）文件的立卷与归档 第十五条 文件的归档范围 1．凡下列文件统一分别由两办负责归档： （1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复； （2）厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领 导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等； （3）厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录； （4）厂一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记 录等； （5）有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果； （6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等； （7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行 汇报的提纲和材料； （8）反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品； （9）工厂日志和大事记； （10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。 2．业务科室、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负 责立卷归档。 第十六条 立卷要求 1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。 2．立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件材料 的完整性。 3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件 材料，要及时立卷归档。 4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（ 室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。 （七）文件的销毁 第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，厂办机要室应定期清理造册，并按上级有 关规定，办理申请销毁手续。 第十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由厂办机要秘书和正（副）主任护送到上级机关 指定的纸厂监视销毁。
四、公司文件管理规定