空调公司2004年度费用报销管理规定
****空调公司2004年度 费用报销管理规定 编制: 审核: 批准: 二零零三年十二月 目 录 1. 费用报销管理制度――――――――――――Ｐ３ 2. 分公司费用管理制度―――――――――――Ｐ７ 3. 差旅费开支．报销管理规定――――――――Ｐ１５ 费用报销管理制度 一、目的： 为控管空调公司资金支出，规范费用报销作业特制定本办法。 二、范围： 凡需从空调公司财务科申领资金（现金及支票）均按本办法办理。 三、审批权限： 根据公司销售管理规范和空调公司财务科的有关规定，结合空调公司实际情况，特 作如下规定： 1、空调公司费用额度以内发生的费用按费用项目经权责主管签批后报销。 2、超出空调公司费用额度的费用由集团总裁签批后报销。 3、集团公司另有规定的，以其规定。 四、报销额度： 为更合理地使用资金，对差旅费、招待费、通讯费、市内交通费等几种主要费用由 相关部门制定开支额度，各种费用在额度内凭票据实报销，超过规定额度部份不予报销 。 五、报销凭证： 1、外部凭证，凡需从财务科报销，不论金额大小，均须取得合法的与经济活动相符的外 部凭证，若因故确实不能取得凭证，应说明未取得单据的原因，几种主要费用的原始凭 证具体要求如下： 1）、 广告费 a、 发票 b、媒体报价单 c、广告合同 d、电视、电台播出证明，报纸整张样报 e、项目审批表 2）、专卖店、展台、灯箱、户外广告、条幅等制作费 a. 发票 b. 制作费用预算单 c. 制作合同 d. 照片 e. 项目审批表 3)软性新闻发布费 A、软性报道： a)经手人、部门主管、市场部部长等三人以上签字证明的支付证明 b)电视、电台播出证明，报纸整张样报 c)项目审批表 B、公关活动类： 参照广告费执行 C、软文硬操作 a)、发票 b)、媒体报价单 c)、广告合同 d)、电视、电台播出证明，报纸整张样报 e)、项目审批表 4）、仓租、房租 a）、发票 b)、租赁合同 5）、其他费用所需单据按国家及公司有关规定提供： 2、内部凭证，报销时，还需填制内部凭证，具体为： 1）、报销差旅费，须填制空调公司差旅费报销单，准确、完整填写出差事由等相关 栏位，车资应注明起讫地点；并将外部凭证工整地粘贴于空调公司差旅费报销单背面。 2）、报销差旅费以外的其他费用，须填制空调公司费用报销单，准确、完整填写摘 要等相关栏位。 3、凭证粘贴要求： 1）、从外部取得的原始单据除差旅费单据采用“差旅费报销单”粘贴外，其余各项费 用采用“费用报销单”进行分类粘贴。 2）、费用单据应分类粘贴，不可将不同种类费用的单据汇合粘贴在同一张“费用报 销单”上。 3）、费用单据粘贴时应折叠整齐，错落有序，便于单据的审核和装订、保管。 六、报销程序： 1、报销人凭合法之报销凭证，呈部门主管审批后，送财务科费用审核主管审核。 各部门主管对报销事项审批时，须确认该事项事先已报备，且支出真实合理，并对 支出的真实合理性负责，若经部门主管审批后的费用支出不真实或不合理，一经查实， 将对经办人和部门主管分别处以不实金额两倍的罚款。 2、财务科费用审核主管对单据是否齐全、合法及支出的真实合理进行审核，对支出 不真实、不合理、不合法的各项费用，空调公司财务科费用审核主管具有否决权。如审 核合格即转呈相应权责主管审批；如财务科费用审核主管认为单据不合规范或超出报支 范围，有权要求报支人提供真实合理合法之凭证或拒绝付款。 3、权责主管签批后，转财务科科长审核，审核合格后转出纳付款（注：若需更高一 级领导审批，尚需相关领导审批后，方可付款）。 4、出纳人员支付款项，均须凭已经相应权责主管核准和财务科科长审核的凭证付款 ，不得擅付款项。 七、报帐时间： 已经发生的费用务必及时报帐，在费用发生时及时收集相关单据，当月发生的费用 务必在次月5日前报销完毕，次月5日后不再接受任何报支。 八、本办法解释权归空调公司财务科，从公布之日起实施。 附：流程图 费 经 粘贴工整之费用凭证 部 真实、合理性审核 用 手 门 审 人 主 核 管 主 管 付 审 款 核 出 财 集团总裁 权 付款审核 务 责 纳 科 核准（空调公司额度内） 主 长 管 分公司（办事处）费用管理制度 本着励行节约，明确权责的费用管理原则，为了保障分公司/办事处（指有限公司直 辖的分公司、办事处，不含分公司在区域内设置的二级办事处）销售业务开展正常费用 的开支，坚持对费用“定额管理、据实报销、先申请后实施再付款，做到单证齐全、手续 完整、程序合法，保证各项费用的发生真实、合理、高效”，对分公司（办事处）日常的 费用管理如下： 一、费用的分类： 为了便于对分公司（办事处）发生的费用实行定额、比率管理，依据各项费用的来 源，申报、审批方式以及费用控制责任的不同将费用划分为： 1、空调公司总部主控费用： 空调公司总部主控费用，由分公司（办事处）根据空调公司有关规定和分公司（办 事处）实际工作需要申报，经空调公司相关部门审批后，限额使用。限额内费用由空调 公司承担，限额外费用由分公司（办事处）主控费用中扣回。 空调公司主控费用包括：开办费，分公司会计人员工资及资金，总部统一安排实施 的广告费、宣传费，空调公司统一安排的广告宣传品制作费，空调公司统一制作的促销 礼品费，客户订货（展销）会会务费，安装维修费，仓租及长途运输费，装卸费，以及 空调公司批准承担的其他费用。 2、分公司（办事处）主控费用： 分公司（办事处）主控费用，由空调公司根据销售政策规定下拨给分公司（办事处 ）使用，由分公司（办事处）经理根据空调公司有关规定在额度内负责主要控制的费用 ，分公司（办事处）主控费用超支由分公司（办事处）经理自行承担，严禁坐支或挪用 其他款项。 分公司（办事处）主控费用包括：分公司、办事处人员（会计除外）的工资及奖金 ，办公费，邮电费，差旅费，招待费，交通费，水电费，办公、住宿房租，以及除空调 公司主控费用、分公司（办事处）协控费用以外的其他费用。 3、分公司（办事处）协控费用： 分公司（办事处）协控费用，由空调公司根据销售政策规定下拨费用使用额度给分 公司（办事处），在额度内由区域经理根据需要并经过相应的审批程序，协助空调公司 控制使用，该项费用年终决算时不得超支，若有超支，空调公司有权给予有关分公司（ 办事处）相应惩处，若有节余，在基本完成销售任务的前提下，空调公司可给予相应分 公司（办事处）一定的奖励，具体办法由空调公司另行制定。 分公司（办事处）协控费用暂定为：由分公司组织实施的市场推广费，具体包括以 下几项： 1）、广告宣传费：含媒体广告发布费、户外广告发布费、现场POP制作费、总部统 一制作的促销礼品费，新闻媒体发布的新闻、报道、通讯、消息、专题的直接费用，以 及其他广告宣传费用。 2）、终端建设费：含专柜展台制作费、场地费等涉及终端建设的费用。 3）、导购费用：含导购人员工资、提成、商场管理费等。 二、费用的定义和执行标准： 1. 空调公司主控费用： 1）、开办费：分公司（办事处）新设之初用于购置必要的办公设施和 资产的一次性开办支出费用，主要包括传真机、有线电话、办公桌椅，床具及其他一些 必要的日常生活用具，该项费用按空调公司有关批文限额使用。 2）、分公司会计人员工资及奖金：空调公司派驻分公司的会计人员的工资，具体工 资标准由空调公司办公室与财务科共同制定，分公司会计人员的奖金按空调公司主管人 员的奖金标准，根据综合考评结果发放。 3）、空调公司统一安排实施的广告费、宣传费：空调公司针对各分公司（办事处） 销售市场实际情况，策划实施的广告活动费用、宣传费用。 4）、安装维修费：安装费指按公司统一规定结算给特约单位的安装费以及公司自行 安装发生的安装费用；维修费指因质量原因发生的空调维修费，标准按公司统一规定执 行。 5）、仓租及长途运输费：指公司在外租赁的中转仓仓储费、由公司成品仓发送到中 转仓的运输费，以及按公司规定由公司承担的为客户送货上门的运输费用。仓租标准由 空调公司根据分公司（办事处）全年销售任务，分公司（办事处）所在地城市消费水平 等统一制定。 6）、空调公司批准承担的其他费用：该项费用主要包括：①、公司总部统一组织的 开会、学习、培训、旅游等费用；②、突发事故处理费用；③、财务人员外出对帐差旅费 ；④、空调公司统一制作的促销礼品等。 2、分公司（办事处）主控费用： 分公司（办事处）主控费用分为： 1）、销售环节费：包括分公司人员工资及奖金（财务除外）、通讯费、业务人员差 旅费、业务招待费、市内交通费、销售佣金等。 2）、销售管理费：办公、住宿用房房租、办公费、邮电费、水电费、财务费用（财 务人员的业务传真费、往返仓库对帐的市内交通费）。 分公司（办事处）主控费用的来源及标准： ①、分公司（办事处）营运最低保障金：按2004年度分公司/办事处保障金确定办法 。 ②、分公司/办事处包干费：按分公司（办事处）2004年销售年度费用控制及薪资方 案执行。 ③、其他费用补充，如：空调公司总部根据市场状况临时制订的面向分公司（办事处 ）的费用补充政策。 三、分公司（办事处）协控费用： 分公司（办事处）组织实施的市场推广费：分公司（办事处）组织实施的市场推广 费按销售净回款的2%计提，由空调公司市场部主要控制，分公司（办事处）在辖区内按 空调公司规定的审批程序批准后，操作使用。费用包括：分公司（办事处）自行策划的 媒体广告发布费、户外广告发布费、现场POP制作费、新闻媒体发布的新闻、报道、通讯 、消息、专题的直接费用，分公司自行制作的广告礼品、宣传品制作费，以及空调公司 批准列入的其他市场推广费。年终决算，该项费用不得超支，超支部分从分公司（办事 处）主控费用来源或奖金中扣除；若有结余，在基本完成销售任务的前提下，空调公司 可给予相应分公司（办事处）一定的奖励。 四、费用项目的申报、审批、用款下拨及报帐： 1. 空调公司总部主控费用： 1）、开办费：按空调公司的批准用款额度，发生开办费用时，由经办 人据实制单列出明细开支项目。分公司（办事处）会计审核、经理签字证明，根据费用 原始单据填制费用报销单寄回空调公司，办理报帐冲帐手续。 2）、仓租：在空调公司核定的仓租的定额内，由分公司（办事处）经理、会计填写 项目申请，采用空调公司统一制定的租赁合同范本与出租单位签订合同后寄回空调公司 备案。该项费用报销时，凭核定的分公司（办事处）仓租定额、项目审批书、租赁合同 和原始发票连同费用报销单定期寄回空调公司进行此项费用的审核、报销（一般按月或 季、半年进行审核）。 3）、工资：分公司（办事处）人员工资的审批权属空调公司办公室，每月凭空调公 司审核、传真的工资表发放工资，并将员工签收之工资表回传空调公司办公室审查、备 案。 4）、奖金：空调公司总部根据百分考核制度确定分公司（办事处）奖金发放总额， 分公司（办事处）经理拟定内部奖金分配方案报总部审核、备案，由财务部发放。 5）、空调公司统一安排实施的广告费、宣传费：分公司（办事处）根据空调公司的 广告项目审批表、按要求填写，经批准并组织实施后，将有关原始单据连同费用报销单 寄回空调公司报销。 附：空调公司主控费用使用一般流程图 费 用 项 审 批 审 核 借支费 目 申 请 备 案 用（用款） 分公司（办事处） 空调公司 费用项目经手人 费用报帐 付 款 或 审 核 传递表 费用单据传递 单据转移 收集费用单据、填 转 帐 跟踪表 制费用报销单 空调公司财务 相关部门 分公司（办事处）财务 费用项目经手人 2、分公司（办事处）主控费用： 费用发生后，由经办人据实制单，会计审核、经理审批。 分公司（办事处）主控费用原始单据由分公司（办事处...
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