行政文员工作细则
行 政 文 员 工 作 细 则 附1 行政文员工作流程图 附件2： 车辆管理制度 一、车辆管理办法 第一条 本公司为使车辆管理统一合理化，及有效使用各种车辆，特定本办法。 第二条 公务用车辆由总务部门负责管理，分别按车号设册登记管理。 第三条 公务用甲种车辆各使用人或司机人员应于规定日期，自行前往指定监理所受检，如逾期 受检验致遭罚款处分者，其费用由各使用人或司机人员自行负担。 第四条 公务用各种车辆的附带资料，除行车执照、保险卡由各使用人携带外，其余均由总各部 门保管，不得遗失，如该车移转时应办理车辆转籍手续，并将该车各种资料随车转移。 第五条 本办法中司机人员的雇用解雇奖惩各项，均依本公司人事管理规则处理，不再另订。 第六条 本公司职员因职务上的需要，经常出处执行业务者，得依本办法及下列规定购置业务用 车辆。 1. 各单位业务用需购车辆时，应依国内采购办法处理。 2. 副理级以上人员因公购用机车时，得以150C．C机车或以下为限。 3. 科长级以下人员因公得购置机车，但以100C．C或以下为限。 上列因公个人使用车辆，其使用期限，定为三年，其购置款应依原价标准由公司先 行垫付，其中七成由公司负担，三成由使用人自己负担，自行负担部分分24个月按月自 薪给中扣还公司。 第七条 非企业个人使用车辆，限组长级以上人员得无息贷款3万元，分24个月自薪给中平均扣还 并须事先签报核定。唯经特准者，不在此限。 第八条 适用本办法所购置的因公个人使用车辆，其所有权概属本公司所有，其应行缴纳的牌照 税，燃料税及行车护照费由公司负担，但应依下标准为限。 1. 汽车以150C．C为标准。 2. 机车最高以100C．C为标准。 第九条 凡依本办法所购置的因个人使用车辆，其汽油消耗量修理费悉由本公司裁定补贴，交信 亲定按月核发。 第十条 各单位所属公务用汽车应由总务部门每月至少将耗油量及行驶旅程记录签报间接主管查 核一次，如超过耗油标准时应送请调整修理。 第十一条 购置机车使用人自行负担部分，分24个月自薪给中平均扣还。待扣清及其间届满，一切 款项缴清后，使用人得向公司申请所有权变更为已有，可由使用人自行处理，并仍视其 业务需要，得依本办法的规定再行申请购置新车使用。 第十二条 依本办法购置因公个人使用的车辆，可以随时理换新车，但公司原负担尚未折旧部分用 使用人负担尚未分期扣还部分应于换购车辆前一次缴公司，其计算公式如下： 原车购价×（２４－已扣还公司期数）／２４ 2．倘使用人未依前项规定承购时，公司得将该车收回来予抛售，抛售车款优先清偿 其残价，如不足清偿该车残价时，其不足额应由作用人赔偿。 ３．原使用人如因高价购置较优车辆，其所自行支付超出本办法所订原价标准的款 项，不得向任何一方追偿。 （二）分期扣还期间内车辆遗失或完全损坏或损坏程度已无修理价值时： １．倘系因执行业务时发生其残价按原定负担比率分别由公司及使用人负担，唯使 用人负担部分得按月继续扣还到２４个月届满为止。并可依本办法的规定再行申请购置 新车使用，如该车失窃悬赏回，悬赏金亦按原定比率负担。 ２．倘系私用时发生，应由使用人负责购置同一年份或年份更新的同牌同排气量之 机车赔偿，并作使用到原车为２４个月届满为止，如遇购置新车，可依本办汪法第十二 条更换新车方式购置，如失窃悬赏寻回，其悬赏金全部由使用人负担。 第十四条 作用人意图虚伪期瞒而产生与因公遗失相同的结果，或擅自当卖借第三人使用等情事时 ，除依法严办外，应按残价一次偿还。 第十五条 机车违反交通规则罚款概由使用人负担，但业务用货车因公务行驶而违反交通规则，如 属人为过失其罚款概由当呈人负担，如其原因可归属于公司时其罚款由公司负担。 第十六条 各种车辆如在公务中遇不可抗拒的车祸发生，除向附近警察机关报案外，并须即刻与公 司总务部门联络，总务主管除即刻前往处理外，并即通知保险公司办理赔偿手续。 第十七条 本办法呈准后实施，修改时亦同。 二、车辆管理办法范例 1. 为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制定本办法。 2. 本办法所指车辆系指公司的客、货车辆。 3. 本公司的车辆由管理部管理，并指派专人负责保养。 4. 车辆应由专任公司驾驶，需由他人驾驶时，应善尽驾驶人责任。专任司机应 每周实施定期检查及保养，以维持机件寿命，确保行车安全。 5. 车辆的有关证件及保险资料统由管理部保管，并负责一切违规费的缴纳及维 修。 6. 各单位需要使用车辆时，应事先填妥“派车单”一式二联，经单位主管核准后 交管理部调派。无“派车单”者，守卫得禁止出车。 7. “派车单”应详填用途及装载品名、数量、但可以用“出货清单”代替。守卫人 员应就单载品名、数量、规格与实际数相核对，若有不符，应即报请管理 部处理。 8. 车辆理出厂应将派车单第一联交守卫签注时间，并得接受守卫查点车上装载 物品，合于第十一条的非公用派车，并需加注里程数。守卫于翌日将的派 车单转交管理部查核。 9. 无派车单擅自出车，或不接受守卫人员查点载货者，应予惩处。 10. 各单位派车交货、洽公时，应依下列规定办理。 1. 车辆为运送公司商品及公务物品专用车辆。 2. 车辆不得运载任何与业务无关的职员或物品。 3. 车辆行前应特别注意安全检查。 4. 车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。 5. 车辆抵达厂商时，除妥善停置车辆外，应将出货清单交厂商点收，并将签认的单据妥 为保管，于返厂时交有关单位处理，取货时应详细清点数量、规格后，方得签收。 第十一条 司机根据派车单的资料于每日填报行车日报表呈主管审核并核对实际里程。 第十二条 行车纪录表上所载里程数应与车辆里程表相符，不符的数应为司机负责缴纳差数里程的 汽油费。 第十三条 例假日或上班时间外车辆的使用应呈请管理部经理核准后始准调表。 第十四条 经呈准的非公用派车，应负担使用里程@３／公里的油资，由申请人于派车翌日连同行车 执照、车钥匙一并缴并管理部，否则停止其以后的使用权。 第十五条 车辆驶回后停放在公司指定场所，并将车门锁妥。 第十六条 本办法经呈总经理核准后公布实施，修改时亦同。 附3 宿舍食堂管理制度 一、宿舍管理办法 第一条 为使员工宿舍保持良好的清洁卫生，整齐的环境及公共秩序，使员工获得充分的休息， 以提高工作效率，特订本办法。 第二条 员工申请住宿条件 （一）营业所人员于辖区内无适当住所或交通不便者，可以申请住宿。 （二）凡有以下情况之一者，不得住宿 l·感有传染病者， ２·有不良嗜好者。 （三）不得携眷住宿。 （四）衍避守本公约。 第三条 本公司提供员工宿舍系现住人尚在本公司服务为条件，倘若员工离职，（包括自动辞职 ，受免职、解职、退休、资遣等）时，对房屋的使用权当然终止，届时该员工应于离职 日起三天内，迁离宿舍，不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用。 第四条 宿舍统由所长（或职位最商者。职位相当以年资长者）担任宿舍舍监，其工作任务如下 : (一)总理一切内务，分配清扫，保持整洁，维持秩序，负责管理水电，煤气，门户。 （二）监督轮值人员维护环境清洁及门窗的关闭(尤其夜晚及台风) (三)备置员工资料（如血型、紧急联络人……） (四)有下列情况之一名，应通知主管及管理部门: l·违反宿舍臂理规则，情节重大者。 ２·留宿亲友者。 3·宿舍内有不法行为或外来灾害时。 4·员工身体不适应负责照顾，病情重大者应通知其亲友及主管并送医院。 第五条 员工对所居住宿舍，应尽管理人责任，不得随意改造或变更房舍。 第六条 员工不得将宿舍之一部或全部转租或借予他人使用，若经发觉，即停止其居住权利。 第七条 营业所所长或总公司得经常视察宿舍，员工不得拒绝，并听从有关指示。 第八条 有关宿舍现有的器具设备(如电视、煤气炉、玻璃、卫浴设备、门窗、床铺等)本公司以 完好状态交与员工使用，如有疏于管理或恶意破坏，酌情由现住人员负担该项修理费或 赔偿费，并视情节轻重论处。 第九条 住宿员工(含出差员工)应遵守下列规则， （一）服从舍监管理、派遣与监督。 （二）室内禁止烧煮、烹饪或私自接配电线及装接电话。 (三)室内不得使用或存放危险及违禁物品。 (四)个人棉被、垫被起床后须叠齐。 (五)烟灰、烟蒂不得丢弃地上，烟灰证及其易燃物品不得放置寝室。 （六）换洗衣物不得堆积室内，其余衣、鞋必须收入柜内。 (七)洗晒衣物需按指定位贸晾晒。 （八）电视、收音机的使用，声音不得放大，以免妨碍他人安宁。 (九) 就寝后不得有影响他人睡眠行为。 (十)宿舍不得留宿外人或亲友，如外人拜访应登记姓名、关系及进出时间。 （十一）夜间最迟立于２３时前返回宿舍（注意关闭门窗），否则应向舍监报备。 (十二)宽茧物品应避免携入，遗失由各自负责。 （十三）不得于墙壁、橱柜上随意张贴字画或钉物品。 (十四)污秽、废物、垃圾等应集中于指定场所倾倒。 （十五）各房间的清洁由住宿人轮流清洁整理。 (十六)对水、电、煤气的使用，应遵照下列规定: １·水、电不得浪费,随手关灯及水龙头。 ２·煤气使用后务必关闭，轮值人员于睡前应巡视一遍。 3·沐浴的水、电、煤气用毕即关闭，浴毕应清理浴池。 4·沐浴以２０分钟为限。 (十七)不得于床上抽烟,不得于宿舍内吃摈榔或其他不良物品。 (十八)员工不得于宿舍或办公室内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或其他不良或不当行为。 第十条 住宿人员需排轮值人员，负责公共地区的清洁，物品的修缮，水、电、煤气、门窗的巡 视，管理及其他联络事项， 第十一条 住宿员工有下列情况之一者，除取消其住宿权利（退宿）并呈报管理部议处， (一)不服从舍监或所长的监督、指挥者。 （二）在宿舍赌博（打麻将）斗殴、及酗酒。 (三)蓄意破坏公用物品或设施等。 (四)擅自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者。 (五)经常妨碍宿舍安宁、屡戒不改若。 (六)违反宿舍安全规定者。 (七)无正当理由经常外宿者。 (八)有偷窃行为者。 第十二条 迁出员工应将使用的床位、物品、抽屉等清理干净，所携出的物品，应先经含或主管人 员检查。 第十三务 员工住宿应向警察单位办理流动户口登记。 第十四条 本公约经呈总经理核准后公布实施，修改亦同， 二、钥匙管理规定 第一条 为管理办公场所物品的整洁及安全，特定本管理规定。 第二条 总公司钥匙由行政部(办公室)统筹管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理。 第三条 总公司大门钥匙分配四把，各部门大门钥匙分配二把。 第四条 如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。 第五条 部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，再则负连带 赔偿责任， 第六条 钥匙保管人应递守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依 法查办 （一）离职时应将钥匙缴交行政部（办公室）负责人。 （二）钥匙遗失时，应立即向管理单位报备。 （三）非经管理单位同意不得复制 （四）不能任意借予外人使用。 第七条 办公场所的桌、抽屉等钥匙应由行政部(办公室)、部门由部门负责人统一保一套，并依 类保臂，以备急需， 散、职工宿舍文明守则为加强公司宿舍区的文明建设，便职工有一个浦沽、宁静、安全 、文明的生沼环境。特制订职工宿舍文明守则如下: （一）保持生活环境的整洁卫生，不随地吐痰，乱丢果皮、纸屑、烟头等。一切车辆(含 自行车)要按指定的位置放整齐。 （二）宿舍区内的走廊、通通及公共场所，禁止堆放杂物、养三鸟和其它庞物，不允许 养狗。 （三）讲文明礼貌，不随地大、小便、不从楼上抛丢垃圾、杂物和倒水。不准弄脏和划 花墙壁。 （四）养成良好的卫坐习惯、垃圾、杂物耍倒在垃圾池、桶内。 （五）注意安全，不要私自女装电器私拉接电源线，不准使用明火炉（用电炉具）及超 负荷用电。 （六）预防火灾，严禁在宿舍区燃放烟火和鞭炮。 （七）自觉维护宿舍区的安静，在中午、晚上休息时间不使用高音器材大声吵闹，不进 行有噪声活动，以免影响他人休息。 （八）美化环境，爱护花草树木和一切公共设施。 （九）各住户生活区的卫生要经常打扫，保持整洁。 （十）遵纪守法，严格遵守治安管理的有关规定，自觉维护宿舍区的秩序。 以上规定希望广大职工自觉遵守，违者按公司住房管理规定的条款给予处理 四、员工食堂管理规定 (一)严格遵守公司的一切规章制度。按时上下班，坚守工作岗位，服从组织安排，遇事 要请(销)假，未经同意不得擅自离开工作岗位。 (二)树立全心全意为员工服务的思想，讲究职业道德。文明服务，态度和蔼，主动热情 ，礼貌待人，热爱本职，认真负责。做到饭熟菜香，味美可口，饭菜定量，食品足称， 平等待人。 (三)遵守财经纪律。员工就餐一律收缴饭菜票，禁止收取现金。炊事人员按规定每月交 缴就餐费，严格登记手续。任何人在食堂就餐须按规定标准收费。不得擅自向外出售已 进库的物品。 (四)坚持实物验收制度，搞好成本核算。做到日清月，帐物相符。每月盘点一次，每月 上旬定期公布帐目，接受员工的监督。 (五)爱护公物。食堂的一切设备、餐具有登记，有帐目，不贪小便宜，对放置在公共场 所内的任何物件（公家或个人）不得随便搬动或拿作它用。对无故损坏各类设备、餐具 者，要照价赔偿。 （六）做好炊事人员的个人卫生。做到助洗手、剪指甲，勤换，勤洗工作服，工作时要 穿戴工作衣帽。炊事人员每年进行一次健康检查，无健康合格证者，不准在食堂工作。 （七）计划采购，严禁采购腐烂、变质食物、防止食物中毒。 （八）安排好员工就餐排队问题，缩短排队时间，按时开播。每天制定一次食谱、早、 午、晚品种要多式样，提高烹调技术，改善员工伙食。对因工作需要不能按时就餐和临 时客餐，可事前有预约和通知。 （九）做好安全工作。使用炊事械具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发生;严禁随 带无关人员迸人厨房和保管室;易燃、易爆物品耍严格按规定放置，社绝意外事故的发生 ;食堂工作人员下班前、要关好门窗、检查各类电源开关、设备等，管理员要经常督促、 检查，做好防盗工作。 （十）加强管理，团结协作，严格执行各类规章制度·圆满完成各项工作任务。 附4 物品发放 一、公司制服、劳保用品发放的规定： （一）公司制服的发放，必须是本公司的正式调入职工和已正式办理了招工手续的 合同制职工。借调人员工、聘用人员、聘用人员和临时工的制服发放，先公司垫付，然 后以在本公司服务实际工作年限折旧报销。 （二）各类人员工作服装 l·公司的干部、职工（含借调、聘用和临时工)按其所从事的工种发放工作服装。 2·凡是从事工种工作的职工，按工作时间最长的工种发给工作服装。 （三）制服、工作服和其它劳保用品的制作(购买)和管理。 l·公司制服、工作服和其它劳保用品由公司总务部统一加工制作购买，和发放。 2·对于公司制服和工作服装，任何部门和个人不得随意更改。 3·对于调离公司的人员(含借、聘、临工)，要求收回服装不足使用年限部分的成本费。 成本费的计算公式:每年摊销费=服装价格舌使用年限 4·制服要按公司要求统一着装，要善保管，遗失自费补做。 （四）本规定从下文之日起执行，具体有关细则由公司人培部负责解释。 办公及劳保用品的管理 二、办公用品的发放 （一）办公用品的购发: l·每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室 ; 2·总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算;经主管副总经理审批后负责将办 公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回; 3·除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用 ; 4·公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责 为其配齐，以保证新聘人员的正常工作: 5·负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、云足质优、库存合理、开 支适当、用品保管好; 6·负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员 签字; 7·办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度 办事，不允许非工作人员进入库房。 劳保用品的购发： 劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作祷要统一购买、统一发放。 库房管理 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。 采购人员购人的物品必须附有合格证及人库单，收栗时要当面点清数目，检查包装是否 完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数贾、规格不符 时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。 物资人库后，应当日填写帐卡。 严格执行出人库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、汁算准确，不得随意涂改。 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、 防潮。 报刊及邮发管理： 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续 。 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有 关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，祷经总经理办公室主任批准。 附则 公司办公室负责为各部窒邮发信件、邮件。 私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自已送往邮局。 所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发; 控制各类挂号信凡因公捕挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发 。 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条件不适应工作需要的，各部门可提出修改 烹见交总经理办公室研究并提请总经理批复。 本规定解释权归总经理办公室。 本规定从发布之日起生效。 ----------------------- 行政文员 后勤劳总务管理 办公室主任 车柄管理制度 工作总结 物品发放 宿舍食堂管理制度 车辆肇事处理办法 公司制服、劳保用品发入的规定 办公用品发放 车辆管理范例 司机管理规定 摩托车管理规定 宿舍管理办法 钥匙管理规定 员工食堂管理规定
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