船管部行政主管岗位任务说明书
船管部行政主管岗位任务说明书 编号：___YD/CG/011拟　　制：_____________ 核准：_____________生效日期：_____________ 一、基本资料 |部门名称 |船管部 |岗位名称 |行政主管 | |直接上级 |经理/副经理 |所辖人员 | | 二、工作说明 1、主要职责 |1、负责处理部门内部行政事务。 | |2、负责安排船舶检验。 | |3、负责船舶证书的管理工作。 | 2、主要工作内容 |1、协助经理制定本部门工作计划；负责制定本部门行政管理工作计划，经 | |审批后实施。 | |2、熟悉已颁布的适用的船舶检验规程和条例，掌握船舶检验最新要求；负 | |责收集、整理船检的相关信息和资料。 | |3、及时检查船舶检验状态，在各类检验到期前及时与机务管理人员等有关 | |人员进行协商，选择合适的地点、时间安排检验，并通知船长等有关人员，| |做好船检准备。 | |4、负责与船级社和验船师联系，保证船舶能如期检验，并跟踪检验结果， | |领取有效证书。 | |5、熟悉船旗国政府关于船舶注册、登记的规程和条例，负责船舶国籍证书 | |的申领、换发等工作。 | |6、负责船舶技术证书的申领、收集、整理、登记和保管等管理工作，及时 | |协助船舶申请办理各种技术证书。 | |7、负责订购、管理相关的船舶科技业务书刊；负责船舶技术资料的收集、 | |整理和立卷。 | |8、负责船舶各类费用账单的收集、核对、整理、登记与统计分析，负责船 | |舶修理、供应等费用的汇付、对帐和费用立档工作。 | |9、负责部门内各类信函、电文的收发；负责部门会议资料的准备和会议记 | |录等；负责相关文件的收发和相关台帐、档案的立卷、归档和管理工作。 | |10、负责部门文件的起草、打印、发放和管理。 | |11、负责部门办公设施和设备的登记、造册、管理和维护工作。 | |12、负责部门内务卫生的管理工作 | |13、负责部门各种办公用品的申领、发放。 | |14、负责本部门与公司内、外的联系和协调。 | |15、协调与本部门同事以及其他部室的同事之间的关系。 | |16、完成经理布置的其他工作，并及时向经理汇报工作。 | 3、主要工作要求 |1、船舶检验 | |1.1收集、整理船检的相关信息和资料，做到及时、全面，熟悉已颁布的适 | |用的船舶检验规程和条例，掌握船舶检验最新要求；熟悉船旗国政府关于船| |舶注册、登记的规程和条理。 | |1.2及时提醒机务总管关于相关船舶证书的到期日、检验期限和检验要求， | |以保证船舶证书得到及时的签发或换发，杜绝超期现象。 | |1.3与船级社和验船师联系、沟通及时，检验安排合理有序，通知船舶及时 | |，保证船舶能够如期检验。 | |1.4证书保管妥善，无遗失损坏，管理有条理，申办及时，发船及时。 | |1.5对留有批注项目的证书能予以跟踪，并督促有关部门/人员及时消除批注| |。 | |1.6不因船舶证书问题造成影响船期、被滞留等后果。 | |2、费用、账单管理 | |2.1每月统计一次船舶修理、备件等费用以及船舶管理费用，对费用统计结 | |果进行分析，并将结果以书面形式报告部门经理，能对费用管理和使用提出| |建议或意见。 | |2.2费用对外汇付，有预算、有计划，分轻重缓急，及时与财务审计部协调 | |，不发生错付、漏付、急付等情况。 | |3、电函收发 | |收到各类函、电、文件，要做好登记，加盖收妥章并标明收到日期后交部门| |经理签阅，接听电话要做好记录，代接电话要留条示意以免误事。部门内各| |类函、电、文件的收/发记录齐全、规范，并保证收/发的函、电、文件传递| |到责任人处，避免因传递不及时影响工作。部门文件起草用语要准确，要认| |真修改、校对，对外发文要规范格式。 | |4、资料、台账 | |4.1资料收集和提供及时、整理有序，保管妥善，资料反应的重要信息要及 | |时向经理汇报。 | |4.2要及时登记、记录本部门工作情况。记录、台账整齐、规范，无漏登、 | |漏记和翻查不便的情况。有关资料要及时移交档案室。 | |5、部门内务 | |5.1部门内办公设施和设备登记、造册要及时、内容全面，定期进行检查、 | |维护。 | |5.2办公用品的申领、发放及时。 | |5.3部门内部环境干净、整洁。 | |5.4部门会议资料准备齐全，记录和纪要完整、准确。 | |5.5积极做好部门其它内务工作，保证部门内部行政事务协调、高效。 | |5.6迅速、准确、高质量地落实领导交办的其他工作，并将结果及时反馈。 | 三、任职资格 |因素|细分因素 |等级 |限定资料 | |知识|学历 |C |航运、船舶管理、行政管理类相关专业专科以上 | | | | |学历或相当程度。 | | |行业知识 |C |了解航运行业知识，了解行业中先进的管理经验 | | | | |。 | | |专业知识 |B |熟悉航运与船舶管理专业知识； | | | | |掌握公司安全管理体系； | | | | |掌握国内、国际相关的公约、法规、条例等。 | |能力|事务处理能力|B |能够合理安排工作计划，及时、高效、正确的完 | | | | |成各项工作。 | | |理解能力 |A |准确把握本身职务定位、工作内容；准确、迅速 | | | | |的理解上级的指示、意图和所布置的工作；准确 | | | | |理解同事、下属、客户的目的和意图；对于所学 | | | | |的知识和技能能够迅速理解和掌握，反应机敏， | | | | |能够举一反三。 | | |判断能力 |B |能迅速、准确的判断各种问题，掌握其实质，能 | | | | |较为准确的判断从未遇到的问题，找到解决的办 | | | | |法。 | | |表达能力 |C |表达内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚 | | | | |。 | |经验|行业工作经验|D |在航运类企业工作3年以上。 | | |相关工作经验|D |从事相关工作3年以上。 | |其他|身体条件 |身体健康，精力充沛，对环境变化的适应能力强，能够| |条件| |胜任大量的加班工作。 | | |职业素质 |具有高度的责任感和进取精神，工作细致认真，条理性| | | |较好。 | | |英语 |较好的英语水平。 |
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