东磁ERP_SAP实施方案
东磁集团有限公司
ERP/SAP项目调查报告
会计

前 言

SAP系统的实施是对企业所有资源的一种整合，在项目实施之前，SAP系统实施顾问对企业现有组织结构及业务流程的了解是完全必要的。因此自2002/05/22 日起，按东磁集团ERP-SAP 项目组相关领导的要求，源景科技公司的顾问对东磁集团财务总部、东磁股份有限公司、东磁进出口有限公司等单位的财务部进行了调研。此次调研工作，得到了东磁集团领导和东磁股份、东磁进出口等公司领导的大力支持，通过调研，我们就东磁信息化建设项目的进行有了具体的规划意见和建议。现就调研的相关内容汇报如下：

受访单位/部门 受访人/职位/通讯方式 时间 主 题
东磁集团信息中心 李明主任 2002/05/22
(周三下午) 东磁集团网络简介
各公司现使用系统介绍
东磁信息化建设初步规划
东磁集团财务总部 任总监（总经理助理） 2002/05/23
(周四上午) 东磁集团财务总部业务概况
东磁集团组织结构
东磁集团财务总部 栗先生（主办会计） 2002/05/24
(周四下午) 东磁集团财务业务概况
东磁股份财务处理流程
东磁进出口公司 张副总（进出口公司）
何部长（财务部） 2002/05/25
(周五上午) 进出口公司财务处理流程
东磁集团公司财务结算业务







现 状

东磁集团的组织结构如下图所示：




　　　　　　　　　　　东磁集团


























1. 总部为各管理职能部门，管理企业的人、财和物。并设有监督职能的审计部、总经办等部门；
2. 财务为集团管理，各子公司的财务人员均为集团会计部委派，直属集团会计部管理；
3. 集团会计的业务包括对外收付款、银行业务、集团各部门费用的收集及分摊，资金划拨；
4. 集团各部门的日常管理费用，分摊到各子公司，分摊的标准是人工数、产量等；
5.　东磁股份有限公司拟于在香港上市
6.　公司从95年开始使用安易财务软件，其中应收明细帐在安易的总帐功能模块中进行，总帐和应付往来明细帐也用安易的总帐功能模块，但应收和总帐是分离的，在月末的时候，应收明细帐汇总成一张凭证，再输入到总帐会计中。安易软件有13个会计期间。
7.　总部目前固定资产以计算机、办公用具，车辆等，安易软件有固定资产管理模块，现用直线法自动记提折旧，但安易的固定资产管理和总长会计分离，需要在月末的时候汇总安易自动记提的折旧数据，再手动地将这张凭证输入到总长会计中。
8.　总部与分公司使用同一套会计科目表，一级编码相同，二级以上的编码不做集中管理，各分公司单独管理。
9.　以人民币为记帐本位币；集团内有较多的关联交易。
10. 合并财务报表是总部每月很重要的一项工作，每月分公司在月末进行结帐，次月5号各分公司将会计报表上交集团会计部，集团会计部在6号进行简单的加总合并，7号出总集团合并报表；外部报表以一级科目出具，对象有财税、银行等机构。每月还须上报上级部门（如控股母公司——横店集团）20多个报表。
11. 主要是对关联交易、权益等的合并，集团提供标准EXCEL表下发各分公司，分公司填完后送回集团，集团根据收集到的数据进行手工的合并。利润因为是核算到部门的，用部门加总不会产生虚增的情况。
12. 固定资产分公司独立管理，但是集团有统一编号，固定资产有台帐，在起用固定资产的时候会有固定资产卡片。1年做1次以上的全盘，集团内部之间有租赁业务，并且有自制的固定资产，和外部的租赁业务很少发生。
13. 目前集团没有预算机制，希望SAP系统中有预算功能。目前只是在年终的时候给各分公司下利润指标。
14. 目前存在疑问的是：SAP中会计科目的结构是什么样的，能否灵活地对较低级的会计科目进行设置？SAP对税务成本的控制有何优点？SAP的售后服务方面提供怎样的保障？
15. 集团的资金部负责整个集团的融资工作，直接和银行、上级主管部门等机构沟通，进行集团的借贷款工作；
16. 集团的审计部起事前帮助和事后审计的作用，如：市场情报系统（了解市场信息）、价格（供/销）审核、合同审核、财务审核（票证领用）、法律诉讼、企业内部管理（全质办、ISO9000等认证体系）；

二.　东磁股份有限公司

1. 组织结构：




























2. 东磁股份有限公司拟在香港上市，组织结构已经确定，并且进行了大部分的上市准备工作。公司有永磁、软磁、电池和磁材4个事业部，每个事业部各有销供产职能部门，本次信息化建设，第一阶段仅考虑软磁事业部；财务科为职员为集团会计部委派的人员。
3. 软磁的产品由经营部销售，大部分通过进出口公司出口到国外，也有一部分为国内销售；
4. 应收帐款的业务流程：













5. 出库单中有一联交财务人员保管，在开立税务发票后，由财务人员做应收的凭证。产成品有一个单独的管理者管理成品的收发存台帐，该台帐和仓库人员的台帐进行核对。
6. 输入了应收凭证之后，月末汇总出应收往来帐报表，但是，没有进行帐龄分析和信用额度管理。货款回笼回到集团总部，再确认是哪个分公司的，在月末的时候集团总部一次性地划还给分公司，资金集团管理，但在帐上集团和分公司是分开的。分公司有支出性的资金帐号。
7. 帐龄需要另外整理，才能给出比较粗的帐龄分析报表。应收帐款逾龄的情况很多，因为没有很好的清帐机制和应收帐款的管理软件，无法精确地进行清帐，所以帐龄的数据不准确。而且对收款条件的执行也不是很严格。
8. 应收帐款对帐流程：



9. 对驻外的成品仓，往往因为收发存的数据不及时，给应收帐款的管理带来麻烦。
10. 对赠品，一般以礼品的方式，通过赠送部门领用，作为部门的费用。
11. 退货时经常无法确定是对哪个订单的退货，也无法确定是所退货是从哪出货的。
12. 销售的税务发票用金穗软件（财税部门规定）开立。应收明细帐用安易软件管理。

13. 应付帐款产生的流程：




















14. 各分公司负责自己的采购，目前没有集团采购。入库后，检验部门在验收单上注明检验结果，有特采的处理方式。
15. 关联公司之间的调拨，按发出公司的价格计价。对外采购一般都是90天付款，付款很及时。
16. 办公用品一部分是办公室主任采购，直接报费用。
17. 公司有1000多供应商，和供应商之间一般不对帐，如某供应商发生的差异过大时，才可能对帐，公司仅提供明晰清单，由对方核对。
18. 付款时先列一个审批总额报表给集团，集团将总额转入分公司帐户，分公司在给供应商付款，对既是客户又是供应商的，很少会对冲的。付款的方式主要有：现金支票、以货抵帐（年底一次）、转帐支票、汇票、电汇等。
19. 软磁会计部的出纳负责现金日记帐和银行日记帐。没有做现金预测，在入凭证时，对现金凭证和银行凭证做特殊标记，以作为产生现金流量表的原始依据。
20. 软磁没有外汇业务，供应商和客户的资料会计部门不参与管理。
21. 一般期间费用的报销流程：






22. 固定资产的取得流程：


23. 按大类对固定资产分类，从而确定使用时间，折旧费分部门，公司间转移有单据，移动流程：




清理流程：


24. 为上市做准备，对固定资产已经作过全面的评估，对折旧期间也进行了重新的确认，在建工程中利息不追加，在建的时间不长，结算时全部资本化，不转费用，大修的情况较少，不延长折旧期间。
25. 存在帐实不符的情况，主要是帐上漏管的情况。


26. 软磁有较多的存货，对积压的存货，年末一次性（十一月）处理；
27. 管理部门不考核业绩，只对生产部门进行考核，用制造成本和产出进行比较。期间费用没有分部门核算，只分项目核算，目前没有预算。每月月末依工人数、资产额等用手工的方式分摊到制造部门。
28. 料一次性投入。领用物料时，直接归部门核算，不分产品。用FIFO的计价方式，材料管理有软件进行。月末出部门领用金额报表，手工做物料成本凭证，物料的采购单价变化不大，没有目标成本，也没有标准成本，物料在产品成本中约占60%左右。产成品出库用全月一次加权平均计价。入库用实际成本。成本在月末一次性结算，平时的出入库只有数量，没有金额，在月末一次性计算金额。
29. 成本项目分为料工费，不能细分到产品品种，只能按一定的标准（约当系数）分到产品，希望用标准成本。
30. WIP按月末在产品，盘点资料（统计科盘点在产品数量），盘出每道工序的量，按约当产量进行分配WIP和产成品成本。约当系数对所有产品一样，月末在产品不多，较稳定。
31. 没有利润中心、没有获利分析，内部订单没有，但是都很需要。
32. 模具单独有仓库，部门领用按出租收取租赁费，用完后，归还到模具仓。模具的使用时间很长，按期间费用核算，软磁的模具按固定资产。
33. 软磁会计主要问题：材料会计工作量大，物料部门和财务部门重复工作，没有分产品的成本核算，没有预算及预算管理，无法在系统上进行量本利的分析。希望起用标准成本核算，并对部门进行成本管理和预算控制。

三.　进出口公司
1. 组织结构：





2. 进出口业务流程：
进口：


出口：




3. 进出口公司是一个独立的法人公司，除了替集团内部的公司进行进出口业务，也有小部分的代客户代理进出口物品。
4. 适用贸易公司的会计制度，主要是对应收帐款和费用的管理。
5. 分公司和进出口公司之间是实际的买卖交易关系，但是，卖给进出口公司的价格和客户的价格一样，经过进出口公司不会产生价差。进出口公司的利润主要来自出口退税。进出口公司有权利改变价格，但是产生的差额由出货公司承担。
6. 进出口公司没有自己的库存，是典型的贸易公司业务，所以在财务上也有很强的贸易公司性质。
7. 用人民币为本位币，主要的业务外币有美圆、欧圆、港币等，在进出口公司内将外币兑换成人民币，再和集团内部公司结算，汇率一般以月末的汇率为依据，一个月变动一次。
8. 有寄售品，仓库委托别人管理。寄售只有在实现销售后才和出货公司结算。
9. 结算方式主要有LC和TT，TT较多，应收款进出口公司负责，有帐龄分析。有简单的信用额度管理，有很少的分期收款，没有现金折扣。
10. 进出口公司进行独立的成本核算，起成本主要是期间费用，如电话费、展费、运费、保险费和销售费用等。
11. 外汇结转采用逐笔结转的方式进行，月末一次性结算汇兑损益，汇兑损益由出货公司承担。
12. 应收帐款分客户、业务员、发货部门、商品代码、回笼期间、收汇时间等进行分析，在收款清帐时按金额采用逐笔核销的方式单笔进行，
13. 进出口公司现使用4个系统，宏桥——应收帐款的管理（含清帐），安易帐务系统，国家出口退税系统和合同管理系统。对应收帐款的管理是重点，但目前的系统打印很不方便，要先导入Excel，再打印，对应收的核销（清帐）功能不完善。
14. 主要问题点有：没有预测和预算管理（目前是收付实现制），销售分析不全面，清帐功能没有，对帐龄分析有待加深；


改 善
从调研的结果，可以看到，东磁集团的信息化建设在财务方面有以下几个方面有待加强：
1、 免重复工作，提高效率。
正如我们所看到的一样，目前，在采购、销售和财务部门有一些工作是重复的，不但浪费了人力物力，也降低了效率，增加了出错的几率。例如，成品仓出库之后，对客户产生应收帐款，目前，需要有应收帐款会计台帐和产成品管理台帐两边同时进行跟进，再结合成品仓三个部门进行帐务核对。在保证数据准确的前提下，却无形中给成品仓增加了工作量，因为需要对两个台帐提供数据，而且，人工的数据传递比较容易出现错漏。在系统实施后，仓库管理、销售管理、财务管理变成了一个无机的整体，牵一发而动相关，只要成品仓一出货，在财务上，将自动地产生相应的会计凭证。原来需要三方合作的工作，现在变成一方的简单动作。数据自动传递，成倍地增加了效率，使物料帐和财务帐出现差异的情况变为0。类似的情况在物料采购、生产发料等方面都存在。
整合智能的SAP解决方案，将提升公司整个业务流程的效率、准确度和及时性。
2、 不同系统的分离，形成多个“信息孤岛”
应收帐款明细帐、固定资产分类帐、应付往来帐和总帐之间，都是独立的，财务会计和管理会计也出现了分离，每个月结算之前，需要把分类帐中的数据汇总成一张凭证输入总帐中。这种状况，使得在总帐中查明细帐的资料无法实现，给查帐和对帐增加了壁垒。完整的ERP解决方案应该是将总帐和分类明细帐整合，这样，在总帐中可以随时查到明细信息，在月末的时候，也不需要再重新将汇总凭证输入总帐，任何明细帐上的数据变动，都将及时地体现在总帐中，保持了总帐和明细帐的完全统一。集合了分类帐和总帐的一套SAP会计帐务系统，可总可分，非常方便。
3、 没有预算体系
完整的资源规划，应该包括事前的计划、事中的控制和事后的分析。会计预算对企业的管理具有非常基本的指导作用，如果没有完善的预算，对一个公司来讲，特别是一个大型企业来讲，增加了管理控制的困难，某些成本甚至有失控的危险。
基于企业组织的多层灵活预算机制，将使企业在销售、采购、生产、部门费用等方面建立一个目标，一个准绳，为部门和个人的业绩考核提供最基本的不可缺少的数据。SAP的预算机制，充分考虑了企业的完整流程，可以在销售、采购和成本等不同的职能部门之间共享信息。并且，预算是基于现有的组织，非常灵活，非常简单。
4、 成本细化的程度和成本分析的及时性和准确性不足
如果没有和生产管理很好的配合，是很难将成本进行细化的，在手工的工作方式下，也难以将成本进行细部的管理。只有基于电脑技术，集合生产管理控制，才可能将成本进行管理，否则，就只能采取粗放性的方式，在月末依一定的系数比率对成本进行大概的计算。
SAP管理会计模块，使用国际流行的标准成本制度，紧密结合生产管理，跟踪每一笔和成本有关的活动，在生产指令和产品的角度上进行料工费的收集计算，并且按照灵活的成本计算要素和成本中心的组合定位期间费用，SAP提供的对间接成本的分摊机制，在产品（WIP）和产成品之间成本的分配等，都保证了成本数据的准确性和及时性。
而基于以上基础的毛利分析、差异分析等成本分析方法的运用，给管理者及时地提供了非常宝贵的管理信息，让管理者从数据海洋中摆脱出来，只要抓住几个关键性的数据指标，就可以找到企业中的管理着力点，增加企业的核心竞争力。
5、 帐龄分析有待加强
在逐笔核销的清帐原则的支持下，详细的帐龄分析，甚至是信用分析成为可能。企业的应收帐款管理，是非常重要的环节，直接关系到企业的发展，而帐龄分析，可以为企业的应收帐款提供非常基础的信息。当然，没有一套完善的清帐机制，无法得到准确的帐龄数据，得不到逾龄帐款的信息。
SAP使用灵活的清帐筛选条件，能够快速地定位清帐凭证，而且支持多清、部分清等功能，在此基础上，可以得到详细的帐龄分析报告，为对客户的信用状态提供最有力的数据。
6、 业务功能范围不是很广泛，数据活用程度不高
随着企业规模的不断扩大，业务类型的复杂化，企业中的系统应该有强大的功能以适应企业的广泛业务需求，对此，SAP在功能面上非常强大，例如：会计报表的合并，预收预付帐款的管理，收付款条件的管理，应收应付对冲，周期性产生凭证，多达99中折旧方式，固定资产、部门费用等的预算，部门损益计算，获利能力的分析，现金管理，外汇的自动评估等等。
而且，SAP提供完全开放的数据接口，用户可以很方便地按照自己的要求将数据从系统中下载下来，或者是将数据上传到系统中。SAP提供的报表工具，更是将报表从功能提升为工具，这样，用户可以依自己的要求，灵活地生成各种内容，各种形式的报表。
上述的强大功能，保证了系统避开了ERP系统之大忌——二次开发。
7、 业务的可扩性不高
SAP的思想是和企业一起成长，在系统中充分地考虑到了企业业务变更对系统变更的高层次的要求。一般系统，在业务可扩性上是瓶颈，而SAP提供的是持续的解决方案，当企业在使用SAP之后的业务变更，组织变更等，在系统中都只需要简单地设计几个参数，更改几个选项，就完全可以配合，不但避免了大量的重复投资，而且还提高了系统对变更的响应速度。

结 语
通过了解，我们深深地感受到东磁集团科学的管理和难得的发展机遇，但是，一套世界级的企业整体信息化解决方案，将给东磁的腾飞插上坚硬的翅膀。成功运用SAP来配合东磁的企业信息的需求，将为企业上升为世界级的公司提供必要的坚实的保障。

东磁ERP_SAP实施方案