某空调公司管理制度-广告宣传管理规定
某某空调公司管理制度 （市场推广广告宣传管理规定） 编制: 审核: 批准: 二零零三年十二月 目 录 1. 广告业务管理制度-------------------------------P2 2. 广告合同费用结算规定-------------------------P7 3. 户外广告管理规定-------------------------------P10 4. 市场推广计划及费用审批程序及流程-------P12 5. 终端建设管理规定-------------------------------P14 6. 导购代表管理规定-------------------------------P16 广告业务管理规定 一、目的 空调公司市场部在公司领导的指导与协调下，为实现“贴近市场、快速反应、服务销售、 促进销售”的目标，特制订2004年度广告业务管理制度。 二、适用范围 本规定适用于格朗灵空调公司。 三、月度广告活动与促销策划的管理与审批程序 1、市场部整体广告策划的贯彻 1）、广告整体策划包括：由市场部与一级广告代理公司会同空调公司 其他部门及领导共同完成。 整体策划包括： A 企业整体形象、品牌广告； B 全国性的促销活动方案； C 全国性的新品上市、推广方案； D 必须由市场部组织的区域性广告与公关活动； E 有必要的跨区域媒介策划的购买与集中投放； 2）、每月15日前，市场部将拟订下月的广告计划提案，包括促销主 题建议及媒介支持与组合建议等内容传真至当地分公司/办事处。 3）、由市场部经理或分公司经理组织销售人员征询本省代理商（或主要商场）意见，确 定并制定适合当地情况的一套细化策划与执行方案将其传真至市场部广告企划。 2、地方月度促销策划及广告活动的实现 1）、促销策划的要求 1. 一般情况下，地方分公司/办事处及二级代理应围绕市场部整体策划的广告或促销主题 进行二级策划与执行细化。 2. 市场推广主管或分公司经理根据各地市场的特殊性，特别是代理商的意见或主要经销商 意见，制定目标市场或细分市场的促销建议与执行计划。 2）、广告及促销的策划审核程序 1. 每月上旬，分公司市场推广主管或分公司经理组织各地业务员填写各地市下月的“月度 广告计划表”。 2. 将各地的要求汇总给市场推广主管或分公司经理，分公司市场推广主管或分公司经理进 行各省的广告与促销策划和执行细化方案，征询销售代理商或主要经销商意见，方案 于当月18日前传回市场部广告企划进行汇总。 3、月度广告执行 1）、每月18—19日（如遇周末往前倒推两天），市场部与一级广告代理公司共同论地方 意见，进行审核论证与整合。 2）、每月20日市场部与一级广告代理公司邀请公司领导对经过整合的各省所有促销方案 与广告计划进行一次会审拍板决定。 3）、当月23日市场部将公司领导已审批的各省促销方案与广告计划传真回分公司/办事 处贯彻。 4）、分公司及相关单位迅速落实，分公司市场推广主管或分公司经理将执行计划分解情 况通知各地业务员及代理商或主要经销商。 4、月度广告总结 每月25日前，分公司市场推广主管或分公司经理将各省当月广告促销活动按各项明细进 行总结并传真回市场部广告企划进行汇总。 5、控制与考评 如果不按时向市场部传回月度计划与总结或敷衍了事者按相应规定进行扣罚，并在公司 内通报。 四、临时广告活动审批与管理程序 1、商家促销活动的审批与执行 2、厂商联合促销的策划审核程序 1）、厂商联合促销的策划在正常情况下，应预见在下月的地方整合计划中，特殊情况另 行解决，其审核程序如下： 1. 各地业务员根据经销商要求进行洽谈双方承担责任项目后，作为“厂商联合促销”项目， 根据销售政策，原则上厂家与商家分摊促销费用。 2. 销售主管审核后，市场推广主管进行方案策划，并取得当地分公司经理的确认，填写“ 单项广告活动费用审批表”及方案传回市场部。 3. 市场部人员进行方案审核认证，并根据其方案的媒介安排，提出原定媒介的调整与补充 意见。并审核报批。 4. 报空调公司领导审批，审批后每一时间回复地方办事处并指导其展开。 3、厂商联合促销的执行 1）、原则上委托当地广告公司设计制作并进行代理执行。 2）、确因媒介或活动的特殊性，由市场部根据本地区实际情况，可借助当地广告公司策 划广告活动，其设计制作也由其完成，但必须做到以下三点： ① 广告表现，主题及识别均须保持宗申广告的VI统一风格。 制作设计实施前须经市场主管审核确认，报纸平面创作如离开一级代理作品（从公 司已经审核提供的作品）时，须经市场部审核确认，方可实施。 ② 负责广告发布的监测并反馈市场部。 3. 有关费用由当地垫付。 4、商家志庆活动（如赞助等）的临时审批 1）、当地业务员根据经销商要求洽谈后，提供要求商家的补偿条件，并附商家的公函。 2）、销售主管审核后，市场部经理了解情况确认后，填写“单项广告活动费用审批表”传 回市场部呈公司领导审批。 五、地方创奖评奖/展览展示活动的管理与审批程序 1、全国或地区综合性的创奖评奖/展览展示工作，由公司组织实施。 2、地区单一空调品牌的创奖评奖/展览展示工作，由市场部经理组织实施，审批程序如 下： 1）、市场部经理通过了解并研究各地创奖评奖/展览展示活动的必要性，由分公司经理 确认。 2）、报市场部审核转公司领导批准后方可执行。 3）、地方办事处负责参与活动的有关联络并与广告公司协调组织落实。 4）、市场部经理负责及时反馈活动的有关情况和结果。 六、重要要求说明 1、关于快速反应的部长临时审批 1）、对突发的地方促销活动方案与计划，可由主管部长以上领导审核项目，由地方办事 处先组织执行，并必须在部长审核后的第二天内，迅速办理补批手续。 2）、市场部对费用构成审核，对项目指导与协调。 3）、市场部审核后，报空调公司总经理批准。 2、主管部长的审核性质：项目的必要性与可行性 1）、审批程序 广告计划与促销方案，必须由地方销售经理，市场部共同完成并确认一致，不得将不完 善的计划或不完善的手续传回市场部，否则不予审批。 2）、媒介实施 音像平面等媒介执行原则上二级代理完成，个别特殊媒介可报告市场部审批后另行执行 。 七、公关企划的管理与要求 1、基本工作任务： 1）、建立健全的公关新闻发布网络； 1. 国家级媒介网络； 2. 省地级媒介网络； 3. 二、三级地区媒介网络； 2）、规划、组织、实施可行且具成效的公关企划方案 1. 新闻公关； 2. 事件公关； 3. 危机公关； 4. 人员公关； 3）、建立健全的公关预警体系，及时处理各种危机事件； 4）、动态新闻网络的终端管理； 2、项目工作流程： 申请立项 项目审批 项目执行 项目监控 项目评估 广告合同费用结算规定 一、目的 为缩短广告费用审核结算的周期，加快费用结算速度，从而更好地服务市场，根据 公司财务结算的有关要求，特制定本管理规定。 二、适用范围 本管理适用于格朗灵空调公司广告费用的结算。 三、广告费用的承付依据 空调公司根据“合同手续齐备，刊播手续齐全，财务凭据无误”把关，然后按财务程 序通过各级审批支付。 1、合同 1）、广告合同必须为原件。 2）、广告合同必须按照范本中的空格认真填写每一项目，字迹清晰。 3）、计划开支的每笔广告费都必须事先填写“费用开支审批表”后回传市场部。 4）、寄回市场部结算的每笔广告费者必须附上“费用开支审批表”（不能为传真件， 须为复印件），并经过分公司市场推广主管或分公司经理严格审核结算手续，合格后方 可寄往市场部，否则延误结算时间由办事处负责。 5）、每一份广告合同必须由分公司市场推广主管或分公司经理签定或市场推广主管 委托业务员签定（须有书面委托书），合同中还必须有分公司经理的确认方可生效。 6）、合同应分类（制作、促销、报纸、电视、电台、户外、其它）签定，以便计算 机的分类统计。 2、刊播凭据 凭据依不同媒介，分别如下： 1）、报纸广告：附媒介单位本阶段价位表及报样。 2）、电视、电台广告：附媒介单位本阶段价目表，电视、电台播出通知单原件（由 广告公司执行的必须附监播证明）。 3）、户外广告（灯箱、布幅）：附材料预算表、验收单（按公司标准的单据填写） 、照片（必须用A4纸将照片贴好）及户外广告发布证明（工商部门开出的证明或商场开 出的收据），灯箱照片必须分日景照和夜景照。 4）、制作广告（含印刷）：附照片或样品、验收单、发放各地的签发记录。 5）、促销活动广告：促销现场照片、促销抽奖记录表、抽奖活动必须有公证处的证 明、临时促销员工资签收单。 6）、其它广告（场地费、进场费）：附公司售点支持协议、收款单位开户行、帐号 。 7）、若样报确实丢失，无法找到，需经办人写说明并在报样复印件上加盖报社的财 务专用章。 四、发票种类规范化的具体说明 1、 票据种类 1）、直接与传播媒介或广告公司、装修公司广告业务结算，需要使用统一的广告专 业发票。 2）、直接与机关行政事业单位广告业务结算，原则上应使用广告业专用发票，至少 是国家规范行政事业类专用收据。 3）、制作广告、促销小礼品必须开具增值税发票。 4）、由第三方代垫费用的发票要求： ← 第三方（代垫方）对本司的发票或正式财务收据，要求代垫项目说明清晰。 ← 发布单位开具给第三方（代垫方）的发票原件或复印件（复印件要求条款清晰无 误）其抬头必须是给代垫方（第三方），广告/制作发布项目内容必须清晰。 5）、由第三方代垫奖品发放款项或发补津贴，则要求： ← 由代垫方开具发票或正式财务收据。 ← 奖品清单及领奖记录：对较重奖项（100元以上的奖品）之获奖人要求签领及身 份证复印件。 ← 属津贴（出席会议之津贴）则应有签到记录。 2、票据要求 1）、开具的发票必须有荧光、水印、不可为过期发票；若确实是过期发票的继续延 用则须税务局开具证明原件。 2）、发票收据大小写金额应准确无误，倘若小写更改，须在更改处加盖财务专用章 ；大写金额错则必须重开发票。 3）、发票大写金额，在金额开头可用“?”或“零”表示，但其后“零”不可用“?”代替， 其它任何符号都不可代替“零”。如：123元，大写可写为：“零万零仟壹佰贰拾叁元零角 零分”，也可写为“?万?仟壹佰贰拾叁元零角零分”，不可写为“?万?仟壹佰贰拾叁元?角? 分”。 4）、发票、收据章必须为财务专用章。 5）、增值税发票章不能乱盖，须盖在“销货单位栏”处，税额允许误差值为“1分”， 超过“1分”不行。 6）、代垫款收据中的金额与发票中金额相符，如有代理费须另开发票。 7）、发票抬头必须写“格朗灵空调公司”。 五、承付手续 1、必须先返回发票后，方可申请办理汇款手续。 2、除全国性的大媒介单位以外，地方各单位不给预付款。 六、广告费用的特殊支付方式 1、商业部门代垫广告费的结算办法: 1）、应具有本司业务员的已审批计划的合同执行委托书及商业与媒介的正式合同， 并由本司业务员补签，市场推广主管确认。 2、关于代垫广告费冲抵货款的结算办法: 1）、由代垫方（经销单位）开具财务证明同时附上。 2）、广告费用由广告帐直接汇入销售帐内。 七、以上规定是费用结算时最基本的一些要求，希望各推广经理、业务员必须严格 按照以上要求通知合同经办人办好广告合同签订、费用结算有关手续，认真审核，手续 齐全后方可寄回公司结算。 户外广告管理规定 一、目的 空调公司为实现“贴近市场、快速反应、服务销售、促进销售”的目标，特制订2004年度 户外广告的管理规定。 二、适用范围 本规定适用于宗申空调公司。 三、申请原则 1、各办事处根据地区实际情况，制订本地区户外广告整体规划，报市场部审批后执行。 2、各办事处应遵循市场部制定的各地市场推广费用预算，上报户外广告发布计划。 3、因市场客观实际需发布户外广告时，由各地办事处在计划发布日前30日将户外广告发 布申请报市场部，批准后实施。 4、片区办事处上报的本片区户外广告发布计划应包括如下内容：发布形式、规格、地点 、期限、费用预算。 四、申请程序 填写户外广告 上报 地区办事处经理 同意上报 市场部 发布申请表 审核意见 审核批准 同 意 上 报 同意 地区办事处执行 主管总经理批准 五、实施流程 1、遵循“货比三家”的原则，办事处需推荐三家以上户外广告公司供市场部选择。 备注：三家公司须将以下资料传至格朗灵空调公司市场部：媒体计划、最新媒体价格表 及折扣、费用清单及付款方式、公司价格（工商证明、业务能力等）以及现有通讯方式 （地址、电话、 传真、E-mail及联络人）。 2、市场部在收到地区申请48小时内完成价格审核；48小时内完成签约（需报经主管副总 经理通过的，在主管副总经理通过后48小时...
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