零售业采购操作

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清华大学卓越生产运营总监高级研修班

综合能力考核表详细内容

零售业采购操作
采购操作
采购发包作业管理办法
一. 为使公司采购发包达到行之有效的执行与管理,特制定本办法

二. 范围:
  凡一切需采购之项目,如:财产、设备工具及公司各 项
  费用申请和支出,均依照本办法执行。

三.管理细则
  1. 总务处经办人采购需负一切法律责任。不得徇私。
如经举证确实,除赔偿所造成集体环境及损失外
公司将追究其相关法律责任。
  2. 各类大宗采购必须按合同严格执行。
公司费用核决、分预算内和预算外两种流程

四.作业流程:
(一)预算内:(指超过月累计预算时)
  1.凡一切须采购物品及各项费用申请和支出,均需严格按着公司财务部相关规定之流程进行
  2.每次申请金额核决程序也应严格按照财务部相关规定进行。

(二) 预算外:(指超过累计预算时)
  1.严格按照财务相关规定进行
  2.突发性及预算数额较大者,应报公司董事会商议解决,并视同预算外。

五.依合同所签定内容支出的费用,严格按照财务部流程办理。

六.各部每月所支出费用如超过月累计预算时,应呈报直属领导,并由部门主管详细阐述理由,经主管副总或总经理批准方可。

七.各项费用支出,以事前申请核准为原则。金额较大的应先行了解价格再作预算。

八.发包、验收:
  1.采购完成后,总务经办应以申购单所列清单进行发
包。
  2.发包中应特别注意物品规格、单价、数量等单据,以做最后确定。
  3.物品送达后,由申购部门人员进行签收、领用,如有数量不附等问题,应及时反映更换,不得进行验收领用。

九.请款、付款
  严格按照公司规定财务程序和时间支取。

十.本办法经总经理核准、修改时亦同。
采购组织的规模
完善的商品采购办法,有赖健全的采购组织来推动运作,而采购组织规模大小,通常可视经营型态与店铺多寡而定:

(一)独立店铺:独立店铺的营业、商品、人事权等,通常由店主(负责人)负责。故商品采购等相关事项亦集于店主一身,成败端视其能力强弱而定。

(二)连锁体系发展初期(通常在50店以内):由于店数不多,店铺分布不广,故商品同质性较高。而在公司规模小,编制人数少的情况下,通常组织编制是以商品采购、促销计划、商品陈列规划、市场调查……等,是种分工较粗的组织架构。

(三)连锁体系发展渐趋成熟之阶段(通常在50~100店以内):由于店数渐多,店铺分布较广,商品异质性增加,同时厂商数亦较前增加,管理工作相对增加,因此须逐渐向分工的方向调整组织架构 连锁体系已臻稳定连动作阶段(通常在100店以上):由于店数众多,地区分布很广,而不同商圈商品差异性大,厂商数亦多,各种管理工作及门市问题点增辐,所以商品采购机能会从商品行销、商品指导、物流等机能分离而出,独立作业。但采购通常仍会隶属于商品部门之下,以保持彼此之密切连系与工作协调,而产生综效。
商品采购的原则
便利商店采购商品的原则如下:
  1.合乎经营业态特性的原则
  对消费者而言,便利商店最大的特色是以「便利」作为思考的基点,从顾客在消费时、使用时、携带时的便利等各方面着眼,方可塑造与其它业态商品结构的差异性。

  2.合乎商品组合的原则
  由于经营策略的差异、诉求重点的不一以及商圈客户的区别,致使独立店和连锁店在商品的分类与组合上有所不同。譬如有些店贩卖生鲜,有些则不卖;有些店提供服务性商品,有些店则不提供;有些店设立型录贩售商品,有的店则无法配合……。各种因素所产生的差异性,均会导致商品组合的不同,进而影响商品的采购作业。

3.合乎高回转率的原则
  由于便利商店的卖场小,无法陈列太多品项,因此在有限的陈列空间内,惟有高回转率的畅销品才能增加米效,压低库存量。因此,采购人员应根据商圈客户属性、市场商品情报、市场占有率等,来遴选最合适的商品,在卖场中陈列销售,以提高商品回转次数。此外,为增加商品回转及品项,相同或类似的功能、口味、规格商品通常只陈列1~2种,以避免重复。

4.合乎毛利率目标的原则
  为达成营运绩效,通常各部门陈列商品皆会依业界行情设定预期之毛利率目标,而采购者即应依此作为商品采购议价的标准,以符合整体毛利率目标之达成,在迷你超市向便利店转型期间,便利店所售价格敏感产品要采用特价促销策略,与商圈内超市、杂货店、小卖部进行竞争,就会牺牲这类商品的毛利率。

5.合乎安全卫生的原则
  近年偶有不合格商品(例:蜜饯、矿泉水等)于便利商品中销售,如此极易造成消费者食用不适及企业形象受损之后遗症。故供货厂商之筛选务须严谨,除备齐公司营业执照及食品卫生检验证明等合格文件外,尚应检查其商品标示项目(品名、含量、原料名称、食品添加剂名称、制造厂商名称、地址、进口厂商名称、地址、制造日期等)的完整性,以确保采购商品之安全卫生。

6.合乎进、退货规定的原则
  近年来,由于便利商店连锁体系越来越多,为增加配送效率及门市处理效率,一般采由配送中心或中央仓库直接以多样少量、多次之配送方式,故采购时,应衡量供货厂商在配送作业之频率、最低订购量等配合状况,以合乎门市之订货及进货需求。此外,便利商店属商品更换率高之零售业态,因此销售不佳之商品须迅速自门市中汰换,并要求厂商处理退货。故采购商品时,应要求厂商配合办理,否则可依罚则处理。

7.合乎非营业收益的原则
  便利商店由于房租高涨、人事费用逐年递增等经营成本沉重之影响,各连锁体系莫不以开发非营业收益为主要开源途径。在采购商品时,亦应掌握此原则,与厂商于供货合约中载明销售折扣、商品陈列费……等协议事项,以创造更大之采购效益。

8.追求差异化原则
  近来便利商店将在大城市急速成长,各式新的业态不断兴起,业者均可感受到竞争日益增强及客源被瓜分的压力。值此之际,商品如何表现差异性,提供顾客更大的满足感,以形成经营优势,已是商品采购的重要课题。

  在采购时,除了必要的畅销品外,更应掌据市场越势及顾客需求,以开发引进差异化商品。目前各连锁店努力发展的服务性商品(邮票、影印、、代洗照片)、熟食、快餐及型录贩售等商品,均可说是竞争下所呈现出的差异化产物,不但可满足顾客需求,提升形象,更可增加营业绩效。
采购管理的重点
1、定位管理
  卖场的定义简言之,就是贩卖商品的地方。而定位管理则是使商品按照卖场配置(layout)及商品陈列表(facing list)的规定「各就各位」,以创造最佳的业绩。商品的位置好比商品的住址,如果能确实掌握及执行,对进、销、存管理及分析将大有助益。否则,商品「居无定所」,不但影响订货、进货,更易造成缺货,使顾客不满,进而导致销售分析的失真,而影响商品决策品质,故采购者对商品在卖场中的实际陈列位置,应随时加以了解。

2、数字管理
  商品是用以创造业绩和利润,因此店内的商品须是易卖又易赚钱的畅销品。而衡量商品好坏的指针有下列几项:

  (一)销售量:最易判断商品销售好坏的资料即销售量,通常在一定期间内(1个月或3个月)没有销售交易的商品即呆品(Error Product),应优先考虑淘汰。

  (二)回转率:回转率=平均销售额÷平均存货额,而平均存货额=(期初存货额+期末存货额)÷2。商品回换率的高低,可判断其销售的快慢,并作为与否的参考。便利商品回转率以每月或每季计算,正常之回转率为每月4次(即商品每周约回转1次。)不过,目前国内便利商店之水准约为1至2次,若商品回转率是在1次以下者,即可列为优先淘汰的商品。

  (三)交叉比率:交叉比率=回转率×毛利率,通常以每月或每季为计算期间。以交叉率衡量商品好坏,只基于商品对店铺整体贡献的多寡,故应同时考虑销售快慢及毛利高低等因素,才较具客观性。便利商店国外标准的交叉比率为100以上,而目前国内便利商店之交叉比率水准约为30至50之间,若交叉比率在30以下者,则可列为优先淘汰之商品;反之,则可加强高交叉比率商品之销售,以扩大店铺整体之利益。

3、品质管理
  目前便利商店的型态为食品型的便利商店,食品类占销售比重70%,故品质良否影响顾客健康及商店形象至巨 。在食品采购方面,采购人员除应定期与不定期至门市检查商品品质外,更应教育第一线门市人员了解商品知识,协同做好商品管理工作,以达到便利商店评估办法之规定。

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