如何完成您的工作
第四讲 如何完成您的工作
一、 接受命令的三个步骤
步骤1 主管呼叫您的名字时
步骤2 记下主管交办事项的重点
步骤3 理解命令的内容和含义

步骤1 主管呼叫您的名字时
注意点1 用有朝气的声音立刻回答。
注意点2 不要闷声不响地走向主管。
注意点3 不要用“做什么”“什么事”等同辈的用语回答。
注意点4 带着您的记事本，以便随时记下主管的指示。
步骤2 记下主管交办事项的重点
1 具有核对的功能，当主管指示完后，您可参考您的记录重复指示的重点，以核对您听到的和主管有无差距。
2 日后工作进行中，可根据备忘录检查您的工作状况是否正确。
3 可避免日后如“有没有交待”“有没有听到”之类的纠纷。
步骤3 理解命令的内容和含义
注意点1 不清楚的地方，询问清楚为止。这一步叫——确认。
注意点2 尽量以具体化方式，向主管确认命令的内容。这一步叫——检验理解。
注意点3 要让主管把话说完后，再提出意见或疑问。

科学的记录方法——6W3H
WHAT——指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态
WHEN——指全部工作完成的时间及各步骤完成的时间
WHERE——泛指各项活动发生的场所
WHO——指与命令有关联的对象
WHY——指理由、目的、根据
WHICH——根据前面5个W，做出各种备选方案
HOW——指方法、手段，也就是如何做
HOW MANY——指需要多大、多少，以计量的方式让事情更具体化
HOW MUCH——指预算、费用
解决问题的九个步骤
步骤1——界定问题。
首先要找出真正的问题及原因。在决策之前须诊断，清楚界定问题是否存在。
问题的原因何在，不应只注重应付问题的表面症状，而忽略了问题的真正所在。
步骤2——分析问题并搜集有关资料。
掌握到问题的真正所在后，便可着手搜集资料，妥善地分析，整理数据。
这里给大家介绍一种科学的分析工具：因果图（或叫鱼骨图、石川图）
因果图使用步骤
1：集合有关人员。
2：挂一张大白纸，准备2~3支色笔。
3：由集合的人员就影响问题的要因发言，发言内容记入图上，中途不可批评或质问。
4：时间大约1小时，搜集20~30个原因则可结束。
5：就所搜集的原因，何者影响最大，再由大家轮流发言，经大家磋商后，认为影响较大的予圈上红色圈。
6：与步骤5一样，针对已圈上一个红圈的若认为最重要的可以再圈上两圈、三圈。
7：重新画一张要因图，未上圈的予去除，圈数愈多的列为最优先处理。
范例：施乐公司客户不满意的因果图
步骤3——列举可作选择的解决办法
☆ 在了解了问题的原因及搜集足够的资料后，必须列举所有可供选择的解决办法。
☆ 一种有效的寻找解决方法的方法：“脑力激荡”法（又叫头脑风暴法）（Brain Storming）。

“脑力激荡”法四原则

（1）与会者有意识注意的应是大量的观点，而不是观点的质量
（2）不能批评别人的设想，以防止阻碍创造性设想的出现
（3）自由发言，畅所欲言，主意越新、越怪越好，因为它们一定能够推导出好的观点
（4）不要过分强调个人的成绩，应以小组的整体利益为重，注意和理解其他小组成员的贡献，这样在民主的环境里激发出更多更好的主意
解决问题的九个步骤（续）
步骤4——比较各项备选办法的优劣。
步骤5——选出最佳解决问题的办法。
步骤6——计划如何实行。
步骤7——付诸行动。
步骤8——评估整个解决问题的过程。
步骤9——下一步。

总结：解决问题的九个步骤
企业新人工作的基本守则

如何完成您的工作