合同签订及管理规范
合同签订及管理规范 概述：合同协议是我公司与供应商商务合作的重要法律依据，其中规定的条款限定了 我公司和供应商的权利与义务关系。合同协议中规定的返利政策是我公司核算返利重要 依据，相关条款签订内容的合理性和条款词义表达的清晰唯一性，直接关系到我公司的 合法权益，同时直接关系到我公司内部管理的科学性，规范性，条理性。为了充分保证 我公司的权利，规范我公司内部管理，避免不必要的法律纠纷，合同协议的签定程序和 合同协议条款签定标准必须遵守相应的规定和规范。 （一）合同签定简单流程 （二）需要签定书面合同协议的范围 1．年度合作常规性合同，只要供应商与我公司产生商务往来，就必须签定年度合同 ； 2．只要存在对年度合同某些条款需做追加做补充说明的，就必须签定补充协议书； 3．供应商承诺给予我公司广告支持（包含所有形式的广告，如：外墙广告，媒体广 告等），而在年度合同中未体现相应条款的，必须签定相应广告支持协议书； 4．我公司收取门店开张进场费（新店开张赞助费），每年有收费指标旗舰店进场费 ，必须与供应商签定场地费支付协议书 5．我公司收取展台，灯箱等道具制作费用，必须与供应商签定道具委托制作协议书 6．临时搞阶段促销活动，供应商给我公司特别的返利政策，此情况需签定促销活动 协议书（包含特价机信息） 7．供应商承诺给予我公司库存商品价格保护，当零售价下调时，给我公司相应库存 商品价格补贴，此情况，我公司需与供应商签定库存调价补差确认书（保价协议 书）。 （三）合同内容清晰性规定 1．合同签订尽可能采用我公司提供的合同模板。如采用我公司合同模板，合同中可 变动条款需通过营销总监审核，确认条款内容词义表达清晰，毫无歧义之后，方 可签字盖章； 2．合同如采用供应商提供的模板，营销总监需对合同每个条款进行详细审核，确认 合同合理之后，并且确认条款内容词义表达清晰，毫无歧义之后，方可签字盖章 。 （或者由专人对合同的合法有效性，合同内容词义的唯一性进行审核） （四）合同有效期间规定 1．除了空调类合同可跨自然年度进行签订之外，其他品类家电或者手机的合同一律 限制在一个自然年度内进行签订，不能跨自然年度确定合同有效期限。 2．空调类合同有效期限一率控制在上年度的9月份至下年度的8月份；其他品类家电 或者手机合同有效期限一律控制在一个自然年度的1月份至12月份之内。 3．如有供应商在一个自然年度的中途开始与我公司合作，那么第一份合作协议的有 效性只能终止到本自然年度的12月份，以后的合作协议按自然年度跨度进行签订。 （五）合同签订时间规定 1．在合同有效期到期之后至签订下期合同的过渡期，必须在一个月之内完成签订临 时补充协议； 2．下期正式合同必须在上期合同到期之后的3个月之内签订完成。 3．如未在规定时间内完成正式合同签订，将停止付款。 4．未签订正式合同，但急需申请货款的特殊情况，需要做出申请，表明特殊情况和 做出相应的保证，并通过营销总监和财务总监签字确认，方可给予结款。 5．经双方确认好的合同，在双方全部盖章确认完毕的当天，即时提交一份给相关对 口的返利结算员。 （六）增加操作品牌规定：供应商在执行年度合同过程中，增加新的品牌商品，必须签 订补充协议，对新增的品牌商品的返利政策的各种规定作补充说明。如增加的品牌 商品因没有合同作为核算返利依据，而造成漏算、少算应收返利的情况，相关业务 员需承担完全责任。 （七）补充协议、临时协议管理 1．补充协议、临时协议包含以下几类： A．对年度合同某些条款进行追加做补充说明的补充协议书 B．广告支持协议书 C．场地费支付协议书 D．展台委托制作协议书 E．特价促销活动协议书（包含特价机信息） F．库存调价补差确认书（保价协议书） G．临时促销协议书 2．以上我公司相关部门与供应商谈判签订的协议书，必须在双方全部盖章确认完毕 的当天，即时提交一份给相关对口的返利结算员。 3．在财务统计返利、补差和费用时发现只有已收数据而没有应收数据，帐上体现多 收的情况，经核实是因为业务部没给财务提供相关的协议，导致财务部未挂相关 的应收款项，从而导致财务数据整体产生混乱不准确，或者供应商手头有经过我 公司确认的协议，而财务部却没有留存此协议，导致财务核算返利不准确。此情 况一经发现，财务完全有理由怀疑相关业务员手头存在某些补充协议、临时协议 未提交财务部，财务部有权利委托公司审计监察委员会对相关业务员进行审查。 （八）合同签字盖章规定 1．所有的年度合同，必须经过营销总监级别以上（含总监级别）人员签字，所有补 充协议、临时协议、特价机协议等协议书，必须经过部门经理级别以上（含部门 经理级别）人员签字，再由财务合同章保管人员盖章后，此合同方可成效； 2．合同章保管人发现合同未经过相关人员签字，或者合同未体现签定时间，合同保 管人将不予盖章。 3．所有具备法律效力的合同协议书必须加盖合同章，只盖业务章的合同协议一律视 同无效。 （九）合同协议归档保管 1．所有合同协议一律一式四份，我公司与供应商各两份； 2．我公司返利结算员和行政管理中心各一份，业务员不留存合同协议原件，可复印 留存备案； 3．返利结算员对自己负责的品类品牌合同协议进行保管，按业务部门以一定顺序编 号整理成册，并在电脑中进行登记，对合同的主要信息及条款进行汇总登记成为 电子文档，利于查询。 4．合同保管人员手头保管的合同协议，以及业务员手头的合同协议复印件不得随意 提供给他人查阅，已到期执行完毕的合同协议，合同保管人员不得丢弃，必须归 档，整理成历史文档进行封存。 5．业务员需要了解全面详细的合同政策可以向相关返利结算员提出要求，返利结算 员提供相应的合同政策。 6．任何需要复印年度正式合同的要求，必须提供书面申请，说明复印合同用途，并有主 管部门经理签字确认方可进行复印 ----------------------- 合同文本归档 双方盖章 合同审批通过，我方代表签字 双方达成共识，拟订合同 我方与供应商谈判
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