合同评审控制程序
|合同评审控制程序 |修订状态：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 2 页 | 1.目的 本程序规定了在投标或接受合同/订单之前如何准确理解顾客要求，充分评估履行合 同的能力，以满足供需双方履行合同的经济风险和责任，确保能按合同规定要求履约。 2.适用范围 适用于本厂产品销售合同的评审活动。 3.定义 3.1常规合同：产品符合现行技术规范、标准，已批量生产，能满足顾客交货期限要求， 价格又符合本厂规定的合同。 3.2特殊合同：本厂尚未批量生产的产品或尚未开发的产品。 3.3合同评审：合同签订前，为了确保质量要求规定的合同明确并形成文件，而且供方能 实现，由供方进行的系统的活动。 3.4营销功能：查明和确定产品的质量要求和期望，包括产品的要求，市场的要求和顾客 的需求。 4.职责 4.1合同评审由计划供应部归口管理，并组织对所有合同的评审以及招投标、制订标书或 制订产品建议书，负责与顾客的联络、沟通和企业内部的协调；负责市场调研。 4.2技术开发部、生产部、质量保证部、财务部等相关职能部门参与特殊合同的评审，并 对特殊合同中涉及本部门的业务评审内容负责；同时负责对市场调研结果的分析，计划 供应部汇总。 4.3厂长负责对常规合同评审人员的授权和特殊合同的评审审批，负责对市场调研报告的 确认；计划供应部授权人员负责常规合同的评审。 5.工作程序 5.1合同评审的内容 5.1.1顾客的各项要求是否明确、合理，是否形成文件。 |合同评审控制程序 |修订状态：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 3 页 | 5.1.2各项规定是否有含糊不清之处；有关的特殊要求在合同中是否得到说明。 5.1.3与投标不一致的要求是否已得到解决。 5.1.4是否具有履行合同各项要求的能力。 5.1.5合同是否符合《中华人民共和国合同法》法规要求。 5.1.6顾客的特殊要求是否能满足。 5.1.7在发现顾客要求存在矛盾难以履行时，是否通知顾客的产品工程部门或采购部门。 5.2合同评审的方法 5.2.1合同评审必须在合同正式签订前进行，必须对每一份销售（承制）合同进行评审。 5.2.2有些销售合同由顾客口头电话或传真方式传递，业务员应认真记录区别合 同类别，将顾客的要求形成文件，即记录。并尽可能取得顾客的认可，分别按常规合同 、特殊合同评审方法进行评审。 5.2.3合同评审的方式由计划供应部根据合同类别决定，一般有以下三种形式： a.会议专题评审，由相关职责部门代表参加； b.由各有关职能部门会签； c.授权人员在签约之前直接评审。 5.2.4常规合同的评审由授权人员直接进行，但需遵循以下原则： a.常规合同的评审人员，必须由厂长书面授权。 b.评审人员应确切掌握产品的供货能力、标准价目及其允许变动的额度，并对合同执 行的可行性进行分析，确认后才能正式签字。 c.当交货期及其他一些要求难以确定时，评审人员应填写《合同评审记录表》递交生产 部、技术开发部进行评审。 5.2.5特殊合同的评审 a.由计划供应部收集顾客提供的工程规范、质量协议、图纸、标准、采购条例。订货 文件、物流要求和交货通知/交货期限/价格/包装/标识/用后处置要求、 |合同评审控制程序 |修订状态：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 4 页 | 体系要求等资料。 b.对顾客提出有关质量体系要求时，由质量保证部负责与顾客协商具体的方 式、范围和结构等要求，并将协商结果通知计划供应部，写入产品建议书中。 c.由技术开发部将顾客提供的所有外文标准、质量协议等进行翻译，对顾客的特殊特 性符号进行说明，对特别条文进行解释。 d.计划供应部根据顾客提供的资料和质量保证部、技术开发部提供的5.2.5b、5.2.5 c内容制订产品建议书明确顾客的供货与服务的全部要求，包括功能项目、安装要求说明 、使用标准、质量保证方法、包装等，以及顾客的产品工程部门、采购部门、质量部门 联系人。 e.由财务部制订新产品的制造预算，预算包括开发成本、材料成本、投资硬/软件、 质量成本、运输成本、包装成本、商业成本等，由计划供应部草拟标书。 f.将产品建议书、顾客要求提交合同评审。 5.2.6特殊合同的评审采用由有关部门会签，厂长审批的形式，具体流程如下： a.由业务员填写《合同评审记录表》、产品建议书写明各有关部门参与评审的内容和要 求 。评审表经计划供应部长审核签字后附产品建议书分发至有关部门会签。 b.针对产品建议书中的特殊要求，参与评审的有关部门针对本过程开发、技术工艺、 生产、检验和试验等能力作出评价。对不能满足要求的部门，应明确是否能通过制订相 应的解决措施使其能满足其要求。 c.计划供应部对评审会签的结果进行综合分析，根据本程序5.1的内容进行确认后， 递交厂长审批后，方可与顾客签定正式合同。 d.评审中有对顾客要求的任何修改，计划供应部应及时与顾客联系，说明原因，经顾 客认可后方可正式签约。 e.特殊合同评审后，需要进行产品先期质量策划，具体按《产品先期质量策划控制程 序》执行。 5.3合同的协调与修订 |合同评审控制程序 |修订状态：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 5 页 | 5.3.1合同一经签订即具有法律效力，工厂各有关部门应根据合同要求，进行生产技术准 备并组织生产。 5.3.2由技术开发部根据批准的产品建议书制订相应的产品责任书，对产品建议书所含顾 客要求作详细描述和作具体规定，经技术开发部部长审批后分发各相关部门，作为新产 品前期质量策划的依据。根据顾客在进行产品性能测试和装车试验时提出的要求须作为 产品规范补充，将其内容编入产品责任书中。 5.3.3计划供应部应掌握合同履行情况并实施监控，若发生实际完成与约定交货期不一致 的情况时，应及时与顾客联系协商解决，保证顾客规定要求能兑现。 5.3.4合同的修订应遵循以下程序： a.合同的修订,计划供应部应与顾客在修订前充分洽谈，对修订内容达成共识后，补 签修正合同。修正合同反映修正内容，是原合同的组成部分，与原合同有同等效力。 b.如修订内容属本程序5.1的情况，修正合同不再会签评审，评审人员可直接签约； 如修订内容有较大变化，应根据变化的具体情况，必要时则重新进行评审，再正式签订 合同。 c.评审人员应将合同的修订内容及时填写《合同修订通知单》传递至该份原评审部门/ 人员进行评审，经授权人签字后及时传递到各相关部门，按更改生效的合同组织生产。 d.即时供货的常规合同的数量修订，是以送货单的方式进行，月末以“总成库清点表 ”通知有关部门人员。 5.3.5计划供应部应对以上诸合同形成《销售合同汇总表》。 5.3.6不管出自哪方在执行过程中产生的纠纷应及时给予处理说明纠纷内容，计划供应部 填写《合同纠纷及处理记录》。 5.4营销功能 5.4.1由计划供应部定期进行市场调研，其内容为：价格信息、投产日程、数量草案、顾 客的特殊要求和期望等，并将市场调研的结果传递给相关职能部门。 |合同评审控制程序 |修订状态：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 6 页 | 5.4.2技术开发部接到计划供应部的市场调研报告后对市场情况进行统计分析，并进行可 行性分析、评价，确定能达到产品要求的制造过程，并将市场分析报告提交管理者代表 审阅。 5.4.3管理者代表组织有关职能部门对市场调研报告和市场分析报告作统一评价并形成报 告，提交厂长审阅。 5.5合同评审记录 5.5.1合同评审记录包括： a.合同评审记录表； b.特殊合同评审会议记录； c.合同修订通知单； d.供需双方联络记录； e.产品建议书。 5.5.2计划供应部应按《质量记录控制程序》的要求，做好合同评审记录，并随合同一起予 以归档保存，计划供应部负责合同及合同评审记录保管，保存年限三年。 6.相关文件和记录 QR/SH03.01-01《口头订货/电话订货记录表》 QR/SH03.01-02《销售合同汇总表》 QR/SH03.01-03《合同评审记录表》 QR/SH03.01-04《合同修订通知单》 QR/SH03.01-05《合同纠纷及处理记录》 QR/SH03.01-06《市场调研报告》 QR/SH03.01-07《产品建议书》 QR/SH03.01-08《产品责任书》
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