会议
在一次橄榄球比赛中，当美国专栏作家及电台播音员乔治·威尔注意到参赛选手们又 一次聚集在一起商讨比赛战术时，不无嘲讽地说：“橄榄球比赛是由美国人生活当中最糟 糕的两件事组成的——暴力和委员会议。” 在北美洲，每天大概要召开两千万次商务会议。大多数人都害怕开会，因为开会不能 产生出任何价值。但是为了使团队更加有效地运作，人们需要经常开会，以便互通信息 、解决出现的问题、做出决定并且制定改进计划。 学习组织重大会议，不但能够使你成为天生的团队领导者，而且可以使你赢得所有与 会者的不尽感激！你可以参考下面的建议，提高会议的效率： 1、在会议召开之前： 考虑清楚是否有必要召开会议，或者除了开会之外，还有没有更好、更容易实现目标 的办法。 制定详细的会议议程。你的会议计划应该明确写出召开会议的目的，会议内容，会议 时间长度以及会议程序。 只邀请关键人物参加会议。如果你邀请了那些对会议内容不感兴趣或者不理解的人来 开会，他们很可能会把话题扯远或者拖延会议进程。 提前几天将会议议程散发给与会者，以便给他们留出准备时间。 提前预定会议室，并确保会议室中配有全部所需设备。 2、在召开会议时： 有组织地召开会议。让一位与会者计时，一位做会议记录，另一位把会议要点记在活 动挂图上。向与会者说明会议的目标、时间长度和程序，并征求他们的意见，在这些内 容上达成一致。 根据会议议程上列出的内容，逐项进行会议。确保在完成一项内容之后，再进行下面 的项目。 鼓励与会者每次只把精力集中在一个议题上。 确立基本的会议行为守则，尤其是当会议内容可能会引起与会者的热情或者争议时。 比如，你可以在会议守则中规定：参加会议的人必须 － 倾听他人的意见； － 尊重所有人的观点； － 让每个人都有机会表达自己的观点； － 通过会议达成一致意见，并做出决定。 把上面这些会议基本守则张贴在会议室中，使参加会议的每个人都能看到。 必要的话，可以指定一名与会者做“警卫官”，帮助你监督会议基本守则的执行情况。 明确会议的议题。如果有人谈论与议题无关的话，你应该提醒他们会议的目的是什么 。根据会议时间的长短，必要的话，可以把议程上的某项内容放到下次会议中讨论，或 者放到本次会议结尾时再讨论。 最好要等到在谈及有关问题时，再向与会者分发具有支持性的文件材料。如果你在会 议的开始向与会者分发材料，他们很可能会在讨论其他内容时阅读这些材料，从而无法 集中注意力。 调动每一位与会者的积极性。确保每个人都有机会参与讨论，会议的发言权不能被个 别人垄断。 提问大量的问题，确保会议顺利地进行。比如，你可以提问： － 大家觉得怎么样？ － 会议议程中的下一项内容是什么？ － 有人对此持不同意见吗？ － 我们可以进行下面一项内容了吗？ － 大家都同意这样吗？ － 我们还有多少剩余时间？ － 我们应该如何处理这个问题？ 在结束会议之前，确保对每一项决定都已经做出了行动部署。请与会者明确完成每项 任务的具体截止日期。要注意，“尽早完成”的说法是不合适的，因为这不是一个具体的 日期——而只是含糊说明了这项任务会在以后的某个时间完成。 在会议结束时，总结会议的主要内容以及达成的决议，这样每个参加会议的人都会明 确会议的决议。 3、在会议召开之后： 给每位与会者发送一份会议记录。同时，你也可以把会议记录张贴在网络中的公共留 言板上，以便让其他人都能看到。 如果某位与会者在会议上答应采取必要的行动，可以在给他的那份会议记录中重点标 出他应该担负的责任。
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