管理方程:职务设计要合情合理
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和高失误率。管理者经过分析认为,问题的根源在于该领域的职务设计不合理
为了使每个人能从事简单的常规工作,职务被划分得很细。花旗银行对职务进行
了再设计,在新设计的职务中,员工可以直接与客户接触,从头到尾负责一笔交
易,员工的工作延误和高失误率得到了控制。
每个组织的成员都是由各种不同的职务联系起来的,职务因其包含的任务不
同而各异。有的职务是常规性的,其任务是标准化的和经常重复的;有的职务则
要求大量变化、多样化的技能;有的职务限定员工遵守严格的程序;有的职务则
对员工如何工作给予充分的自由。
所以,管理者在设定组织中的职务时应当对职务进行有意识的设计,以适应
员工的能力和偏好。
一、职务的多样性。任何职务都具有技能多样性、任务同一性和任务重要性
的三个基本特征。技能多样性是指一个职务要求员工使用各种不同的技能从事工
作的程度。如果一个职务只要求员工进行十分简单、重复性的工作,员工就会感
到厌倦,从而降低效率;任务同一性是指一个职务要求完成某一项完整任务的程
度。如果员工从事的工作很零散,员工会觉得自己是在“打杂”,而不是从事有
意义的工作;任务重要性是指一项职务对其他人的工作产生影响的程度。如果一
个职务要求从事的工作包含了这三个特征,这对员工本身就是一种激励。
二、职务轮换。早期的管理者在设计职务时都秉持专业化的观念,把职务设
计得尽可能简单,比如生产工人在装配线上从事简单的流水工作,办公室职员在
计算机终端前进行标准化的操作,等等。这种职务设计的优点是组织可以获得专
业分工带来的经济性,每个员工在自己的职务上都能成为一个熟练工。但是,由
于这种职务设计降低了职务的技能多样性,员工会对工作表示反感,这样,效率
必然受到影响。
为了避免职务专业化带来的缺陷,管理者可以在组织中进行职务轮换。职务
轮换即制定培训计划,让员工在一个岗位上从事两三个月的工作,再换到另一个
岗位。这样,员工就会处于不断变化之中。
职务轮换拓宽了员工的工作领域,减轻了他们的厌倦感和单调感,好处是明
显的。但是,职务轮换也存在缺点。将一个员工从他熟悉的职务上转入一个陌生
的岗位,这需要增加培训成本,生产效率也会随之下降。因此,职务轮换只能小
规模地进行。同时,职务轮换最好能征得员工的同意,不自愿的职务轮换可能适
得其反。
三、职务深化。增加职务的技能多样性的另一种方法是职务深化。职务深化
要求管理者把现有的分得过细的职务组合起来,形成一个新的内容更加广泛的职
务。其基本要求是赋予员工更大的责任,允许员工对他们从事的工作施加更大的
控制。员工可以有更多的自主权去从事一项完整的工作。任务不再进行横向分
割,而是实行纵向一体化。
四、职务反馈。职务设计还要求员工进行工作时能得到及时反馈。理想的职
务设计要求员工在做工作的时候就能自动得到反馈,而不是从管理者那里得到反
馈。比如,让员工直接与客户接触,员工在完成工作的时候就能够自动地从客户
那里得到反馈。
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