质量体系内部审核员培训(ppt)
质量体系内部审核员培训！
Sun Keung Printing Factory
ISO前言
所要讨论的议题
 第一章：审核概述
 第二章：审核策划和准备
 第三章：审核实施
 第四章：审核报告
 第五章：纠正措施
 第六章：审核员的素质和
技巧
第一章：审核概述
 什么叫质量体系审核：
确定质量体系的活动和其有关结果是否符合有关标准和文件；质量体系文件中的各项规定是否得到有效的贯彻并适合于达到质量目标的系统的、独立的审查
 特点：
就其审核内容来说是其“符合性”、“有效性”和“适合性”；就其审核方式来说是其“系统性”和“独立性”
第一章：审核概述
 审核的分类：
 第一方审核：一个企业（或组织）对其自身的质量体系进行的审核
 第二方审核：一般指客户验厂
 第三方审核：认证机构认证注册
第一章：审核概述
 内部审核的目的：
 依据某一质量体系标准来评价组织自身的质量体系；
 验证组织自身的质量体系是否持续满足规定的要求并且正在运行；
 作为一种重要的管理手段和自我改进的机制，及时发现问题，采取纠正措施或预防措施，使体系不断完善，不断改进。
 在外部审核前作好准备
第一章：审核概述
 审核的特点：
 正规性
 系统性
 独立性
 是一个抽样的过程
第一章：审核概述
 审核的正规性：
 审核依据正式特定的要求进行
 审核必须按正式程序进行；
 审核只能由资格的人员进行
 审核必须依据客观证据作出判断
 审核结果必须有正式报告和记录
第一章：审核概述
 审核的系统性：
 是对所选择的质量体系标准所有适用要素的审核
 是对公司组织架构图中所有相关部门的审核；
 审核过程是系统的过程
第一章：审核概述
 审核的独立性：
审核员必须与被审核的工作无直接责任
 审核是一个抽样过程
对其中某个项目全过程的抽样
第一章：审核概述
 审核的依据：
 合同要求
 质量文件
 ISO9001：2000标准
 法律、法规
 审核的范围：
 要素：与审核所依据的标准有关；
 场所：部门及地区
 活动：与产品质量有关的活动，主要包括所涉及的产品范围
第一章：审核概述
 审核的时机：
 常规审核：
 按预先编制的审核计划进行，如年度审核计划；
 质量体系建立并试运行一段时间之后；
 特殊情况下的追加审核：
 发生了严重的质量问题或客户有重大投诉；
 组织的领导层、隶属关系、内部机构、产品、质量方针和目标等较大改变；
 即将进行第二方、第三方审核或法律、法规规定的审核；
 第三方审核后获得认证注册资格和证书，而证书即将到期又希望继续保持认证资格
第一章：审核概述
 审核的基本程序：
 审核准备

 审核实施

 审核报告

 审核跟踪和验证
第二章：审核准备
 四大步骤：
 确定审核组
 编制审核实施计划
 制订检查表
 审核前沟通
第二章：审核准备
 审核组的确定：
 管理者代表任命审核组长及成员
 审核组长的选定：



 审核员的选定：
第二章：审核准备
 审核实施计划的编制：
第二章：审核准备
 检查表的制订：


第二章：审核准备
 检验表的作用：
 指导审核整个过程的路线图
 明确审核要点和方法
 确保审核的覆盖率
 减少审核组组员之间不必要的重复
 保持审核的方向和节奏
 体现审核的正规化和专业化
 作为审核的记录档案
第二章：审核准备
 编制时的准备工作：
第二章：审核准备
 检查表的要求：
第二章：审核准备
 检查表的基本内容：
第二章：审核准备
 检查表的四要素（3W1H）
 Where：去哪里----地点
 Who ：找谁----被审核人
 What ：查什么---检查要点
 How ：如何检查---验证方法（包括抽样数）
第二章 ：审核准备
 例：采购部抽一份订单，看什么、找什么：
 合格供货商清单：
 有否合格供货商清单
 该供货商是否名列清单内
 该清单是否经过审批，是否包括所有外购、外协分从方
 该供货商的档案
 有否规定的质量记录：
 供货商评估记录、进货检验记录 、质量部门监控记录
第二章：审核准备
第二章：审核准备
 审核前沟通：

o 提前通知受审核部门；

o 审核组内部会议；

o 讨论疑难问题；

o 提出注意事项；
第三章:审核的实施
 审核实施的程序(步骤)
第三章:审核的实施
 首次会议的程序
第三章:审核的实施
 组长控制审核的全过程
 审核路线的展开
可按某一部门某一活动或运作体系的审核路线展开审核工作，审核时可遵循自下而上或自上而下的路线
 使用检查表
留意即使是检查表内容以外的有关不符合点的 线索
 收集客观证据
通过会见人员、检查文件和观察有关活动进行收集
第三章:审核的实施
 运用审核技术与决窍
 审核的抽样
 审核的验证
验证通过感官观察或测量记录而获得的数据
 做好检查记录
记录下所有的观察点
 评审观察点以确定不符合点
 不确定问题的处理
 不合格的处理
第三章:审核的实施
 控制审核计划

 控制审核进度

 协调气氛

 保持客观

 审定结果
第三章:审核的实施
 依据检查表并考虑灵活性
 按照检查表提问
 观察实际情况
 按照规定的程序或要求检查执行情况
 遵循审核的三角关系
第三章:审核的实施
 询问适当的问题
 从问题的各种表现形式去寻找客观证据
 验证对问题的对答
 观察实际发生的事情
 当发现不合格时，要调查研究到必要的深度
第三章:审核的实施
 提出恰当的问题，以常使用5W1H的方法进行提问






第三章:审核的实施
 正确的提问方式
 开放式
• 鼓励被审核者自由发言
请您谈谈不合格品处理的要求
 封闭式
• 肯定或否定的回答
• 有利于确定系统符合特定标准的要求
• 不常使用
这份文件是最新版次
 引导式
• 跟进的问题
• 对问题进一步探讨
你是按主管的要求进行这项工作的，是这样的吗？
第三章：审核的实施
 随机抽样
 适当数量的样本，选择样本要有代表性
 审核员亲自抽样
 征得被审核人员同意
 应相信样本
审核所寻找的是客观证据而不是不合格项。样本选定后，按样本去寻找客观证据，不应不断地扩大样本的品种和数量，直到发现不合格。
第三章：审核的实施
 依据客观证据

 面谈所得的信息应再被验证

 责任人的谈话可作客观证据

 非责任人的信息中作线索
第三章：审核的实施
 实际（客观）存在的

 不受情绪或偏见影响的

 可以阐述的

 可以形成文件（书面表达）的

 可以是定量的

 可以是定性的

 与质量有关的

 可以被验证的

第三章：审核的实施
 便于下一部门调查
 同事之间参阅
 需要时查阅（如编制不合格报告和审核报告时）
 审核笔记的内容
 审核不合格的证据
 文件名称、编号、版次、产品或服务名称、标识、区域或工余、设备名称及所在区域、记录名称/编号/时间/、不合格事实等
 审核线索
第三章：审核的实施
 立即跟踪
 记下来，稍后跟踪
 忽略，补考虑
 当发现不合格时，要调查研究到必要的深度
 为了获取更全面、更确凿的客观让枣证据
 学会追溯真正原因的审核方法
第三章：审核的实施
 记录不合格事实

 注意相关事项

 同被审核方负责人确认

回顾上堂课内容
 第一章：审核概述
 第二章：审核策划和准备
 第三章：审核实施
第三章：审核的实施
 不合格的确定

 不合格的描述

 不合格报告
第三章：审核的实施
 定义

没有满足某个规定的要求

 合同要求

 ISO9001相关标准条款

 公司质量文件

 法律、法规要求
第三章：审核的实施
 种类(按对象分)
 体系性不合格
质量体系文件与选定的标准、合同或有关法规不符
 实施性不合格
实际操作与体系文件描述不符
 有效性不合格
按规定要求进行实施，但效果未能达到规定要求
第三章：审核的实施
 种类(按性质分)
 严重不合格项
第一类不合格项—MAJOR NC
 轻微不合格项
一般不合格项，MINOR NC
第三章：审核的实施
 严重不合格项
o 质量体系与约定的质量体系标准或指定的要求不符
o 造成系统性质区域性严重失效的不合格项(可能由多个轻微不合格说明：比如相同要素在不同的地方均出现不合格)
o 可造成严重后果的不合格
第三章：审核的实施
 轻微不合格项
o 孤立的人为错误
o 文件偶尔未被遵守，造成的后果不严重
o 对系统不会产生重要影响
第三章：审核的实施
 依据客观证据
 确定不符合标准的条款
 确定不符合相关的文件要求
 是不是孤立次要的问题？
 这项不合格是否过于频繁地发生？
 是严重的还是轻微的？
 是否有足够的事实即客观证据来支持发现？
 需要采取什么样的纠正措施？
 提出这样的问题对受审核方有多大的帮助？
第三章：审核的实施
 事实上的准确观察 (判断)
 在哪里发现(地点)
 发现了什么(事实)
 为什么不合格(原因)
 谁在场(职位)
 采用专业术语(正规)
 要便于查找(追溯)
 利于改进(帮助)
第三章：审核的实施
 描述文件的标识/名称
 描述记录的标识/名称
 描述相关职位/工位
 描述设备的编号/名称
 描述不符合的原因
 描述不符合标准的条款和文件
第三章：审核的实施
 Eg：
 有部分供货商未列于认可供货商名单上


 10月25日采购单项#123及11月20日采购单#456均显示向供货商“怡和纸业有限公司”购买过B=B纸板，而该供货商未在认可之供货商名单上
第三章：审核的实施
 受审核部门
 审核员
 不合格报告编号
 不合格描述
 纠正措施完成情况的验证结果
第三章：审核的实施
 准确清晰地描述不合格事实

 确定不合格问题的性质

 判断违反的标准条款

 区分不合格的类型
第三章：审核的实施
 时机：现场审核结束之后，末次会议之前，或在审核过程中定期召开

 同审核组成员参加

 沟通审核信息、线索

 协调审核方向

 审核组长作审核总结准备
第三章：审核的实施
 时机：在末次会议之前的审核组会议中，审核组长要对审核的观察结果作一次汇总分析：
 从发现的不合格项分析（发生的部门、要素、性质、类型）
 从发展的趋势分析（上次与本次的比较）
 从体系运行状况对产品质量的影响情况分析
 总结质量体系的优缺点
第三章：审核的实施
 审核组长应
 宣读审核结果及其证据
 澄清误解和错误
 解释不符合点并取得被审核者的认可
 对审核结果如有效性、控制、实施等方面作出结论
第四章：审核报告
 审核报告的目的

 审核报告的内容

 审核报告案例
第四章：审核报告
 将所作的结论通知管理阶层

 对审核发现的结果作出适当的总结

 让管理层作出响应

 讨论必要的纠正措施和跟进日期

 对必要的措施达成协议

 提供合适的审核结论

第四章：审核报告
 审核的范围和目的
 审核计划、审核小组成员、被审核者代表和审核日期的细节
 所审核的文件
 不符合的观察及颁布情况
 审核小组对被审核者对有关文件和质量标准的符合程序所作的判断
 该系统达到规定的质量目标的能力
 审核报告分发表
第四章：审核报告
 审核报告、不合格报告、检查表
第五章：纠正措施
 纠正措施的重要性

 纠正措施的制定与
认可

 纠正措施的实施

 跟踪和验证
第五章：纠正措施
 纠正措施的重要性是由内部质量体系审核的目的决定的
 内部质量审核的目的的重点在于发现质量体系的问题，查出原因，采取纠正措施加以消除，以避免不合格的再发生，从而使质量体系得到不断的改进
第五章：纠正措施
 由不合格项目的责任部门对问题发生的原因进行分析
 根据不合格发生的原因制定纠正措施计划
 采取必要的补救措施
 审核员可协助受审核部门分析不合格的原因并提出纠正措施建议
 纠正措施应经过受审核方负责人认可
第五章：纠正措施
 修改现有的文件

 对现有人员进行培训

 改进现行工作方法，使之与文件相符

 增加资源
第五章：纠正措施
 短期措施
 针对具体的不合格事实采取补救措施

 长期措施
 针对不合格事实的根源采取预防措施
第五章：纠正措施
 某公司在一次内审时发现：QC员A与QC员B同时在全检客户C的D类产品，询问“墨屎”一质量事故的放行标准时，A回答其直径不超过1mm且不在产品正面时，可接受，B回答其直径不超过2mm且不在logo位时，可接受，由此判定QC员A与B的对产品D的判定标准不统一

第五章：纠正措施
 短期措施：
 对照检验标准考核，QC员B对产品允收标准判定有误，撤消其对该产品的检验资格
 由QC员A全面翻查QC员B检验的产品，以防不合格品流到客户
 长期措施：
 加强QC员的培训，使之统一认识
 QC上岗对货品进行检验前，先进行货品允收入标准的考核，合格后方可上岗
第五章：纠正措施
 验证时间
 在不合格报告中规定的纠正到期时验证(含短期及长期纠正措施)

 若有文件更改，须在文件生效日期后方可验证
第五章：纠正措施
 验证内容：
 计划是否按规定日期完成？

 完成后是否有效？

 自采取纠正措施以来，是否还有类似不合格项发生？

 实施情况是否有记录可查？

 如引起质量文件修改，是否按文件控制程序执行？
第五章：纠正措施
 验证记录：
 验证记录就简明扼要地说明验证的内容和结论

 如验证结果为不能关闭该份不合格报告，应注明继续跟踪的日期或另发的不合格报告的编号
第六章：审核员的素质和技巧
 审核员的素质
 思想开阔
 成熟
 良好的判断、分析技巧和追根究底的能力
 善于学习的能力
 以阔大的透视方法去了解复杂运作的能力
 了解整个机构内每个单元角色
 圆滑的外交技巧
 良好的聆听者
 良好的沟通者
 坚持原则
第六章：审核员的素质和技巧
 审核员应具备的道德修养
 获取和公正地评价客观证据
 不会因害怕或倾向而偏离审核的目的
 执行审核时，不为其它事物分心
 集中所有精力进行审核
 不能因毫无依据的外在压力而改变结论
 尊重受审核方和一切在审核中有联系的人

第六章：审核员的素质和技巧
 审核员应具备的技巧
 沟通技巧
 利用语言、面部表情及身体语言进行沟通
 交往技巧
 不可有消极行为
 不可有偏激行为
第六章：审核员的素质和技巧
 审核员正确的工作方法
 避免以审讯者的语气提问
 以开放的态度听取他人的意见
 保质客观的态度
 不超越权限
 如实报告缺陷
 提出专业性和建设性的意见
 少讲、多看、多问、多听
 选择正确的对象，正确地提出问题
 各种提问方式相结合
 提 问与索看相结合
考核
 考核的目的
 管理者代表认可审核资格
 对内部审核知识的掌握程度
 熟悉不合格的描述及判定
表格与文件
 现在起，思索并制订检查表
 看通看懂全部的程序文件及作业指引，才能进行内部审核
总结
 回顾


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