采购运作流程
一． 目的
规范公司采购流程。

二． 内容
包括请购、订购的申请、审核、付款程序。

三． 范围
包括事务用品、固定资产、促销礼品的采购运作，不包括主营商品采购（指手机及其配件等，其采购办法另订）。

四． 权责部门
商品部、行政部、财务部按此制度运作进行审核、采购及付款，其他部门按本制度的请购部分规定执行请购。

五．程序
(一) 事务用品采购流程
1.事务用品指非公司所规定固定资产范围内的办公用消耗性物料、器具。
2. 运作流程
 请购部门填制“事务用品请购单”，注明品名、规格、建议生产厂商及销售厂商，建议市场价格等，并经部门经理审核。
 行政部审核，审核内容包括该请购物品有无库存或是否低于安全库存，以及请购物品之必要性。同时填制采购价格、供应商等，行政部采购及部主管签字。
 财务部预算会计、财务部经理签字审核。
 总经理室或其授权人核准。
 如采购对象为办公设备且单位价值在1000元以上，或单批采购金额在5000元以上，必须签订订购合同，合同交财务部、总经理室审核，并交财务部备案。
 行政部根据请购单（订购合同）采购。如需要预付款的，根据合同填制“预付款申请单”，经财务部、总经理或其授权人核准。
 采购完成后行政部库管根据请购单（订购合同）验收入库。
 行政部采购根据发票、验收单第二联、请购单第二联财务联请款。
 财务部审核，有合同的需核对并核销合同。
 财务按正常程序付款或冲账。

2. 其他规定
 事务用品因事情较紧急来不及执行请购程序的，金额在五十元以下的，可先由部门自行采购，之后补办相关手续。金额在五十元以上的，必须先经财务部及行政部口头同意，之后补办请购手续。
 文具用品一般于每月末由各部门向行政部提出申请，行政部统一汇总整合后汇编请购单。

(二) 固定资产采购流程
1. 固定资产指单位价值在人民币2000元以上，且使用期限超过一年的车辆、设备、房屋及建筑物等。
2. 运作流程
 请购单位填制固定资产请购单，部门经理核准。
 行政部审核，并核定价格、供应商。
 财务部预算会计、财务部经理审核。
 总经理或其授权人核准。
 行政部根据核准的固定资产请购单签订订购合同，合同需经财务部核准，并交财务部备案一份。合同金额在五万元以上的需经总经理核准。
 行政采购根据合同采购，由行政部库管、请购或使用单位会同验收入库，并填制入库单及固定资产卡片。
 行政采购根据入库单、发票请款，财务部根据订购合同审核
 总经理室核准。
 财务部付款（冲账）。如需要预付款的，根据合同填制“预付款申请单”，经财务部、总经理或其授权人核准。

2．其他
 所有电脑、打印机及其周边设备的请购及验收均需经过信息资源部审核通过。

（三）促销礼品采购流程
1. 促销礼品指公司为产品进行促销而购置的物品，包括渠道奖励物品及零售店奖励、海报折页等POP用品等。
2. 运作流程
 市场部确定促销活动方案，并经销售管理部、财务部、总经理室核准。
 促销活动方案交商品部、销售管理部、财务部备案。
 市场部根据促销活动方案填制促销用品请购单。
 促销用品请购单由销售管理部及财务部审核，审核完毕后财务部备案一份。
 商品部根据销售管理部和财务部审核的促销用品请购单制订货合同。
 订货合同交财务部、总经理审核，核准后交财务部备案一份。
 商品部根据订购合同订货，库管根据订购合同验收货物。
 商品部根据验收入库单、发票等填制费用申请单请款。入库单上必须注明合同号。
 财务部根据备案合同、入库单等审核。
 总经理或其授权人核准
 财务部按 有关规定付款。如需要预付款的，根据合同填制“预付款申请单”，经财务部、总经理或其授权人核准。
3. 其他
 海报、折页POP用品由市场部代行采购职能，各项流程同上。

六．相关表单
1. 事务用品请购单：一式三联，请购单位、财务部、采购单位各一联。财务联于报销时随报销单一同附上。
2. 固定资产请购单：一式两联，财务部、采购单位各一联。财务联报销时随报销单一同附上。
3. 预付款申请单：一式一联，付款原始凭证。
4. 费用申请单：一式一联，付款原始凭证。
5. 订购合同：一式三联，采购单位一联，财务部一联，供应商一联。订购合同签订后即转财务部存档。

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